Après chaque réponse à un formulaire, vous voulez sans doute que quelque chose se passe. Envoyer un e-mail, créer un contact dans votre CRM, noter les données dans un tableur, mettre à jour un système de stock. Mais votre outil de formulaire n'a peut-être pas d'intégration native pour chaque système que vous utilisez. C'est là que les webhooks entrent en jeu.
Cet article explique comment fonctionnent les webhooks, ce que vous pouvez automatiser avec eux, et comment les configurer même sans compétences techniques.
Ce qu'est un webhook et comment il fonctionne
Un webhook est un moyen pour votre outil de formulaire d'envoyer automatiquement des données à un autre système. Au lieu de copier-coller les données d'un système à l'autre, l'outil de formulaire le fait pour vous.
Voici le déroulement : quelqu'un envoie votre formulaire. Votre outil reçoit la réponse. Au lieu de s'arrêter là, il envoie ces données à une URL de webhook que vous indiquez. Cette URL est reliée à un autre système (votre propre application, un service tiers, un tableur, etc.). Le webhook livre les données à ce système. Le système les reçoit et en fait quelque chose (crée une fiche, envoie un e-mail, met à jour un stock, etc.).
Tout cela se passe en quelques secondes. Aucun travail manuel.
Webhooks ou intégrations natives
Beaucoup d'outils de formulaire ont des intégrations natives avec les CRM et plateformes d'e-mailing populaires. Un clic, une authentification, et c'est fini. Elles sont plus simples car déjà prêtes.
Les webhooks sont différents. Ils sont souples mais demandent plus de configuration. Vous dites en substance à l'outil "envoie ces données à cette URL" plutôt que "envoie ces données à mon CRM" (déjà préconfiguré).
Quand utiliser des webhooks plutôt que des intégrations natives ?
Quand votre service n'est pas dans la liste native : votre outil de formulaire s'intègre à un CRM populaire, mais pas à votre CRM sur mesure. Utilisez un webhook.
Quand vous avez besoin d'une logique personnalisée : vous ne voulez pas seulement envoyer les données telles quelles. Vous voulez les transformer, les filtrer ou les combiner à d'autres données. Les webhooks le permettent.
Quand vous voulez vous connecter à des systèmes internes : votre entreprise a une application sur mesure ou une base de données interne qui n'est pas un service public. Un webhook peut y envoyer les données du formulaire.
Cas d'usage courants des webhooks
Envoyer des données à une application sur mesure
Vous avez créé votre propre système de traitement des formulaires ou un outil interne. Un webhook envoie les réponses à votre application pour qu'elle les traite à votre façon.
Créer des notifications dans votre messagerie d'équipe
Quand quelqu'un envoie un formulaire, un message part automatiquement dans le canal de votre équipe. Votre équipe est prévenue instantanément, sans consulter l'outil de formulaire.
Mettre à jour un Google Sheet ou un tableur
Chaque réponse ajoute automatiquement une ligne à un tableur. Vous obtenez un journal en temps réel de toutes les réponses sans les ajouter à la main.
Enregistrer les données dans une base personnalisée
Envoyez les données du formulaire vers une base que vous contrôlez. Vous gardez des copies complètes de tout, pour vos archives ou vos analyses personnalisées.
Déclencher des SMS
Quand quelqu'un envoie un formulaire, envoyez-lui automatiquement un SMS de confirmation. Ou envoyez un SMS à votre équipe.
Créer des tâches ou des tickets
Quand quelqu'un demande de l'aide via un formulaire, créez automatiquement un ticket dans votre système de support. Quand quelqu'un demande une démo, créez une tâche pour votre équipe commerciale.
Envoyer des fichiers vers un stockage cloud
Quand quelqu'un envoie un fichier par votre formulaire, enregistrez-le automatiquement dans Google Drive ou dans un autre service de stockage cloud.
Comment configurer un webhook (sans être technicien)
Si vous n'êtes pas développeur, vous n'avez pas besoin de construire un webhook de zéro. Utilisez un service d'automatisation sans code qui gère les webhooks pour vous.
Utiliser un outil d'automatisation (la méthode simple)
Un outil d'automatisation est un service sans code. Vous n'écrivez aucun code. Vous cliquez sur des boutons et configurez des règles.
Étape 1 : dans l'outil d'automatisation, créez une nouvelle automatisation. Choisissez votre outil de formulaire comme déclencheur ("quand un formulaire est envoyé").
Étape 2 : autorisez votre outil de formulaire. Connectez-vous avec vos identifiants.
Étape 3 : choisissez votre formulaire et les réponses qui doivent déclencher l'automatisation (toutes, ou seulement certaines selon des conditions).
Étape 4 : choisissez l'action. Que doit-il se passer à l'envoi du formulaire ? "Ajouter une ligne dans Google Sheets" ? "Envoyer un message à l'équipe" ? "Créer une piste dans le CRM" ? La plupart des outils d'automatisation gèrent des centaines d'actions.
Étape 5 : associez vos champs. Reliez les champs du formulaire aux champs de l'action (e-mail du formulaire = e-mail du message, message du formulaire = texte du message, etc.).
Étape 6 : testez. Envoyez un formulaire de test et vérifiez que l'action a bien eu lieu.
Comprendre le format des données d'un webhook
Quand un webhook envoie des données, il utilise un format standard appelé JSON. Vous n'avez pas besoin de comprendre le JSON pour utiliser des webhooks via un outil d'automatisation, mais si vous construisez un webhook personnalisé, vous le verrez.
Le JSON signifie simplement que les données sont organisées par paires : nom du champ = valeur. Par exemple : "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "Je m'intéresse aux tarifs".
La plupart des services de webhook lisent ce format pour vous. Vous voyez simplement les données dans un format lisible.
Fiabilité des webhooks et gestion des erreurs
Que se passe-t-il si votre webhook échoue ? Si le système destinataire est en panne au moment où l'outil de formulaire essaie d'envoyer les données ?
Les bons systèmes de webhook réessaient. Ils tentent de nouveau si le premier essai échoue, en général plusieurs fois sur quelques minutes ou quelques heures. Si tous les essais échouent, ils enregistrent l'échec pour que vous puissiez voir ce qui s'est passé et réessayer à la main.
C'est pourquoi le test est important. Testez votre webhook avec une réponse de test. Assurez-vous que les données arrivent bien à destination avant de l'activer pour les vraies réponses.
Comment WEMASY gère les webhooks
WEMASY prend en charge les webhooks sur tous les formulaires. Vous pouvez indiquer une URL de webhook personnalisée et WEMASY y enverra automatiquement les données de chaque réponse. WEMASY s'intègre aussi directement aux outils d'automatisation, pour que vous puissiez créer des automatisations sans écrire de code de webhook. Configurez les webhooks dans les réglages de votre formulaire WEMASY ou consultez la page des tarifs pour savoir quelles intégrations sont incluses dans votre offre.