Cinquante personnes ont cliqué sur « intéressé » à l'invitation à l'atelier. Douze se sont vraiment inscrites. Le matin de l'événement, vous avez prévu le déjeuner pour trente, faute de réponse des indécis.
Cet écart entre l'intérêt et la présence confirmée, c'est exactement ce que comble un message de rappel RSVP. C'est une relance envoyée à ceux qui n'ont pas répondu ou qui ont répondu avec réserve, pour leur demander de confirmer oui ou non avant que vous fixiez le traiteur, les places ou le matériel. Bien écrire ces messages fait économiser de l'argent et évite les chaises vides gênantes. Voici comment rédiger un rappel RSVP qui obtient des réponses.
Qu'est-ce qu'un message de rappel RSVP
Un message de rappel RSVP est une relance envoyée avant la date limite d'un événement. Il vise les invités qui n'ont pas confirmé leur présence, qui ont répondu « peut-être » ou qui se sont inscrits sans finir le paiement ou sans donner leurs régimes alimentaires.
Contrairement aux rappels de rendez-vous, qui supposent un créneau réservé, les rappels RSVP cherchent souvent une première réponse. Le but est la précision du nombre de participants, pas seulement la présence à une entrée fixe du calendrier.
Les canaux sont l'e-mail, le SMS et les notifications dans l'application. L'e-mail convient mieux aux événements formels avec des détails. Le SMS convient aux délais courts et aux rencontres informelles.
Comment rédiger un message de rappel RSVP
Indiquez le nom et la date de l'événement dès la première ligne. Les invités vont à beaucoup d'événements. Le vôtre doit se reconnaître sans ouvrir un long fil.
Donnez une date limite claire. « Merci de répondre avant jeudi pour que nous fixions le plan de table » crée de l'urgence sans paraître agressif.
Facilitez la réponse. Un bouton pour oui, un pour non. Les formulaires longs enfouis à trois clics sont abandonnés. Plus la réponse est simple, plus votre compte est exact.
Expliquez pourquoi la réponse compte. « Nous finalisons le nombre de repas » ou « Il reste peu de places » donne aux invités une raison de répondre au-delà de la politesse.
Envoyez un premier rappel une semaine avant la date limite et un dernier 48 heures avant. Deux contacts rattrapent la plupart des retardataires sans faire spam.
Exemples de messages de rappel RSVP
Début d'e-mail : « Bonjour Jordan, nous préparons le dîner de réseautage de printemps du 10 avril et nous n'avons pas encore reçu votre réponse. Merci de nous dire si vous venez, afin de réserver votre place. »
Version SMS : « Rappel : répondez avant jeudi pour le dîner du 10 avril. Répondez O pour venir, N pour décliner. Détails : [short link] »
Relance pour les indécis : « Vous avez répondu "peut-être" pour l'atelier du 3 mai. Pouvez-vous confirmer oui ou non avant lundi ? Le matériel est commandé selon le nombre final de participants. »
Gardez un ton chaleureux pour les événements sociaux et direct pour les inscriptions payantes, où l'absence de réponse veut dire un manque à gagner.
La mise en place des inscriptions à un événement se trouve au module deux, dans comment créer un formulaire d'inscription à un événement. Pour des relances de rendez-vous individuels plutôt que d'événements de groupe, voyez les SMS de rappel de rendez-vous du chapitre précédent.
Questions fréquentes
Quand envoyer le premier rappel RSVP ?
Une semaine avant votre date limite de réponse est un bon point de départ. Envoyez un dernier rappel plus court 48 heures avant la date limite, pour rattraper ceux qui comptaient répondre mais ont oublié.
Les rappels RSVP doivent-ils aller à ceux qui ont déjà confirmé ?
Excluez les invités confirmés des envois de rappel. Segmentez votre liste pour que seuls les non-répondants et les indécis reçoivent les relances. Un invité confirmé qui reçoit des messages insistants peut annuler par agacement.
Puis-je recueillir les réponses RSVP via mon site ?
Un formulaire d'inscription à un événement sur votre site rassemble les réponses au même endroit. WEMASY vous permet de créer des pages d'inscription dans le créateur de site web et d'envoyer des rappels RSVP automatiques liés aux inscriptions incomplètes.
En quoi un rappel RSVP diffère-t-il d'une confirmation d'événement ?
Les confirmations vont à ceux qui sont déjà inscrits, pour répéter les détails de l'événement. Les rappels RSVP relancent ceux qui n'ont pas encore répondu. Le module deux couvre les modèles de confirmation dans comment créer un modèle d'e-mail de confirmation.
Quel ton adopter pour des rappels RSVP d'événements gratuits ?
Restez poli et factuel. Indiquez la date limite, expliquez pourquoi le nombre compte et offrez un moyen simple de décliner. Les invités qui ne peuvent pas venir ignorent souvent les messages qui donnent mauvaise conscience.
Dois-je proposer l'option « peut-être » dans les rappels RSVP ?
Les réponses « peut-être » gonflent l'incertitude. Pour les événements où le nombre de participants fixe le coût, poussez vers oui ou non dans le texte du rappel. Si vous autorisez « peut-être », envoyez une seconde relance à ce segment avant de finaliser vos plans.