Le personnel n'est pas votre goulot d'étranglement. Vous avez assez de monde. Le problème, c'est que la deuxième salle de soin est prise toute la journée, que l'échographe portable est dans une autre clinique et que trois rendez-vous de l'après-midi ont besoin de la même unique ressource.
C'est un problème de ressources, pas d'effectif. La planification de la capacité des ressources consiste à faire correspondre la demande attendue à chaque moyen, matériel ou humain, dont votre entreprise a besoin pour honorer une réservation. Elle étend la planification de la capacité de base aux personnes, mais aussi aux salles, tables, véhicules et équipements. Voici comment elle fonctionne et où elle s'insère dans votre activité.
Qu'est-ce que la planification de la capacité des ressources ?
La planification de la capacité des ressources sert à vérifier que chaque ressource réservable peut assurer les rendez-vous qui lui sont attribués. Une ressource est tout élément limité pour lequel les réservations se font concurrence : une salle de massage, une table de conférence, un véhicule, un fauteuil de coiffure ou une machine précise.
Vous comptez combien d'unités existent, combien de temps chaque réservation les occupe et quel temps de rotation il faut entre deux usages. Ce calcul donne un plafond ferme du nombre de rendez-vous que vous pouvez accepter sur une période donnée.
Cette planification va souvent de pair avec celle des équipes. Vous pouvez avoir quatre collaborateurs mais seulement deux salles. Le nombre de salles l'emporte. Le plan doit refléter la limite la plus serrée.
Pourquoi la planification de la capacité des ressources compte
Les entreprises qui ne planifient que les heures du personnel surréservent sans cesse. Les clients arrivent et trouvent la bonne personne libre, mais la salle ou le matériel occupé. L'expérience paraît désorganisée, même si l'équipe a travaillé dur.
Cette planification améliore aussi l'utilisation des moyens. Les salles vides et le matériel sous-employé ressortent clairement quand vous suivez les réservations par ressource. Les responsables des locaux s'en servent pour regrouper des espaces ou ajuster les horaires.
Les bureaux avec des espaces partagés s'appuient sur la même logique avec la réservation de salles de réunion. Réserver une salle, c'est bloquer une ressource. La planification de la capacité demande s'il existe assez de salles pour toutes les réunions prévues.
Comment fonctionne la planification de la capacité des ressources
1. Faites l'inventaire de vos ressources
Listez chaque ressource réservable avec sa capacité, ses notes sur le matériel et son emplacement. Marquez celles qui demandent une préparation particulière ou un temps de nettoyage entre deux réservations.
2. Reliez les réservations aux ressources
Associez chaque type de prestation aux ressources qu'il consomme. Un cours collectif demande un animateur et une salle. Un détartrage demande une hygiéniste et un fauteuil.
3. Calculez le taux d'utilisation
Divisez les heures réservées par les heures de ressource disponibles par jour. Un taux élevé sur une ressource et faible sur une autre révèle un décalage dans la façon de vendre ou de planifier les prestations.
4. Fixez des règles de réservation
Plafonnez la disponibilité en ligne pour chaque ressource. Bloquez la double réservation d'une même salle. Imposez des écarts minimum pour le nettoyage. Ces règles transforment votre plan en quelque chose que le système de réservation peut appliquer seul.
Planification des ressources ou des équipes
La planification de la capacité des équipes se concentre sur les heures et les compétences des personnes. Celle des ressources se concentre sur les moyens dont ces personnes ont besoin pour travailler. La plupart des entreprises avec réservations ont besoin des deux vues.
Le chapitre suivant sur la planification de la capacité des équipes traite du côté humain. Ensemble, les deux approches donnent une image complète de ce qui limite votre activité lors de la journée la plus chargée.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qui compte comme ressource dans la planification de la capacité ?
Tout moyen limité qu'une réservation consomme : salles, fauteuils, tables, véhicules, équipements, et parfois des rôles précis du personnel quand une seule personne détient une certification requise.
Quel lien avec la réservation de salles ?
La réservation de salles est la planification de la capacité des ressources appliquée aux espaces partagés. Les systèmes de réservation de salles de réunion appliquent la même règle d'une salle pour une réservation que la planification manuelle essaie de maintenir.
Le temps de rotation entre deux rendez-vous compte-t-il comme capacité utilisée ?
Le nettoyage, la préparation et la remise en état comptent absolument. Ignorer la rotation est la raison la plus fréquente pour laquelle un plan semble correct sur le papier mais échoue sur le terrain.
Puis-je gérer la capacité des ressources depuis le parcours de réservation de mon site ?
La réservation en ligne doit respecter les limites par ressource, pour qu'un client ne puisse pas réserver une prestation quand la salle requise est pleine. WEMASY inclut un créateur de site web où les règles de réservation peuvent refléter les plafonds de ressources que définit votre plan interne.
Comment repérer la ressource qui est le vrai goulot d'étranglement ?
Suivez le taux d'utilisation de chaque ressource pendant deux semaines. Celle qui approche de cent pour cent aux heures de pointe est votre goulot. Ajoutez des unités de cette ressource ou déplacez la demande avant de renforcer le personnel ailleurs.
La planification de la capacité des ressources s'applique-t-elle aux restaurants ?
Les tables et les salles sont des ressources. La gestion des réservations associée à une planification de la capacité par table évite d'accepter des groupes que vous ne pouvez pas installer dans un délai d'attente raisonnable.