Une équipe suit une liste de contrôle chaque fois qu'un nouveau client s'inscrit. Une autre improvise à chaque fois et espère que rien ne passera entre les mailles. Six mois plus tard, la première équipe a accueilli quarante clients sans une seule étape oubliée. La seconde corrige encore les erreurs de la première semaine. C'est cet écart que l'automatisation des processus métier est conçue pour combler.
L'automatisation des processus métier consiste à utiliser la technologie pour faire tourner des processus d'entreprise répétables avec un minimum d'effort manuel. Elle va plus loin que l'automatisation d'un seul e-mail ou d'un rappel. Elle relie plusieurs étapes, personnes et systèmes dans un processus qui se déroule de la même façon à chaque fois. Voici comment cela marche et pourquoi c'est important pour votre marque.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?
L'automatisation des processus métier, souvent abrégée en automatisation des processus, consiste à utiliser un logiciel pour gérer les étapes d'un processus d'entreprise du début à la fin. Un processus métier est toute séquence répétable sur laquelle repose votre entreprise : intégrer un nouveau salarié, traiter un remboursement, préparer une commande ou valider une demande de budget.
Là où l'automatisation des workflows peut gérer une série d'étapes liées, l'automatisation des processus métier regarde le tableau d'ensemble. Elle décrit comment le travail circule entre les services, quelles validations sont nécessaires et quelles données doivent passer d'une étape à l'autre. Le résultat est un processus qui tourne de façon régulière sans que quelqu'un coordonne chaque passage de relais à la main.
Pourquoi l'automatisation des processus métier est-elle importante ?
La croissance révèle vite les problèmes de processus. Ce qui marchait à trois personnes se grippe à dix. Les tâches sont faites en double, les validations stagnent dans les boîtes mail et personne ne sait quelle version d'un document est la bonne. L'automatisation d'entreprise vous donne un chemin unique et fiable qui grandit avec votre équipe.
Elle crée aussi une trace de ce qui s'est passé et quand. Chaque étape laisse une empreinte : qui a validé quoi, quand une tâche a été terminée, où une demande s'est bloquée. Cette visibilité vous aide à repérer les goulots d'étranglement et à les corriger avant qu'ils vous coûtent des clients ou du chiffre d'affaires.
En quoi l'automatisation des processus métier diffère-t-elle de l'automatisation des workflows ?
Les deux termes se recoupent, mais ils n'ont pas la même portée. L'automatisation des workflows gère en général une séquence d'étapes définie dans un seul domaine de votre activité. L'automatisation des processus métier couvre des processus de bout en bout, qui peuvent traverser des équipes, des outils et des niveaux de validation.
Voyez les choses ainsi. Automatiser un e-mail de suivi après l'envoi d'un formulaire relève de l'automatisation de workflow. Automatiser tout le processus d'accueil d'un client, de la signature du contrat à la création du compte puis au premier point d'étape, relève de l'automatisation des processus métier. Le second exemple comporte plus d'étapes, plus de personnes et plus de points de décision.
1. Portée et complexité
L'automatisation des processus métier gère des processus qui touchent plusieurs fonctions. Un processus de recrutement peut impliquer les RH, l'informatique et le responsable qui recrute. Chaque fonction a ses propres étapes, mais l'automatisation du processus les relie en un seul flux.
2. Outils et mise en place
Un logiciel d'automatisation des processus métier est conçu pour décrire, exécuter et suivre des processus complexes. Il comprend souvent des éditeurs visuels de processus, un acheminement des validations et des tableaux de bord de suivi. Des automatisations de workflow plus simples peuvent vivre dans les outils que vous utilisez déjà.
3. Gouvernance et conformité
Quand un processus doit suivre des règles précises, l'automatisation des processus métier les fait respecter. Les validations obligatoires ne peuvent pas être sautées. Les journaux d'audit montrent exactement qui a fait quoi. Ce niveau de contrôle compte pour la finance, les RH et tout domaine où la régularité n'est pas facultative.
Comprendre l'automatisation des processus métier vous prépare à la voir à l'œuvre. Le chapitre suivant présente de vrais exemples d'automatisation de workflow que vous pouvez adapter à votre entreprise. Pour aller plus loin sur l'intérêt de processus structurés avant de les automatiser, lisez notre article de blog sur l'importance de mettre en place des workflows.
Questions fréquentes
Quels processus métier dois-je automatiser en premier ?
Commencez par les processus à fort volume, sujets aux erreurs et qui suivent des règles claires. La validation des factures, l'intégration des salariés et l'acheminement des demandes au support client sont des points de départ courants, présentés dans notre chapitre d'exemples d'automatisation de workflow. Choisissez le processus qui coûte le plus de temps à votre équipe et décrivez-le sur papier avant de toucher à un logiciel.
Ai-je besoin d'un logiciel d'automatisation des processus dès le premier jour ?
Pas toujours. Les petites équipes peuvent automatiser des processus simples avec les fonctions intégrées aux outils qu'elles utilisent déjà. Quand les processus se compliquent ou touchent plusieurs équipes, un logiciel de gestion de workflow dédié vaut l'investissement.
L'automatisation des processus peut-elle fonctionner avec mon site web et mes formulaires en ligne ?
Beaucoup de processus automatisés démarrent par une action d'un client sur votre site. Un envoi de formulaire, une réservation ou un achat peut déclencher la première étape d'un processus plus large. WEMASY vous permet de créer des formulaires et des pages avec le créateur de site web et de relier ces envois à des étapes de suivi automatisées.
Automatiser un processus va-t-il supprimer des postes dans mon équipe ?
L'automatisation des processus métier supprime le travail répétitif de coordination, pas les personnes qui réfléchissent et construisent des relations. Votre équipe passe moins de temps à courir après les validations et à recopier des données, et plus de temps sur le travail qui demande du jugement et de l'attention personnelle.
Combien de temps faut-il pour automatiser un processus métier ?
Un processus simple en trois étapes peut être automatisé en une après-midi une fois les étapes bien décrites. Les processus complexes qui traversent plusieurs services prennent plus de temps, car ils impliquent plus d'acteurs et de tests. La phase de description demande généralement plus de temps que la mise en place technique.
Que se passe-t-il quand un processus automatisé rencontre une exception ?
Une automatisation bien conçue prévoit des chemins de secours pour les situations qui ne rentrent pas dans les règles standard. Le système peut confier le cas à un relecteur humain, envoyer une alerte ou mettre le flux en pause jusqu'à ce que quelqu'un décide. Prévoir les exceptions pendant la mise en place évite que l'automatisation crée de nouveaux problèmes.