Les cartes de Tâches et planning peuvent être planifiées : donnez à une carte une échéance, une heure de début et une durée, ou faites-la se répéter chaque jour, semaine, mois ou année. Les cartes planifiées apparaissent dans votre agenda et votre calendrier, deviennent rouges quand elles sont en retard et envoient un rappel à leur responsable. Les cartes récurrentes sont utiles pour le travail qui revient, comme un article de blog hebdomadaire ou une facturation mensuelle.
Où le trouver
- Ouvrez un tableau dans Tâches et planning.
- Cliquez sur une carte, ou sur Ajouter une carte dans un groupe.
- Repérez la section Planification dans la fenêtre de la carte.
Définir une échéance
- Choisissez une date sous Échéance.
- Si vous voulez, saisissez une Heure (facultatif). Sans heure, la carte est due toute la journée.
- Cliquez sur Mettre à jour la carte, ou sur Créer la carte pour une nouvelle carte.
Sur le tableau, la carte affiche son échéance. Une fois la date passée, elle devient rouge et la carte est comptée comme en retard.
Planifier quand y travailler
Utilisez Début pour le moment où vous prévoyez de commencer, et Durée pour le temps nécessaire, par exemple 2 heures. Une carte avec une heure de début et une durée apparaît comme un bloc dans la vue semaine du calendrier. Choisissez Aucune durée si vous ne voulez pas en définir.
L'échéance ne peut pas être avant la date de début. Dans ce cas, WEMASY affiche L'échéance est antérieure à la date de début.
Rendre une carte récurrente
- Définissez d'abord une date d'Échéance ou de Début. Une carte récurrente a besoin de l'une des deux.
- Sous Répétition, choisissez Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.
- Sous Tous les, saisissez la fréquence, par exemple toutes les 2 semaines.
- Pour une répétition hebdomadaire, choisissez les jours sous Ces jours-là.
- Sous Fin, choisissez Jamais, Le (une date) ou Après (un nombre de fois).
- Enregistrez la carte.
La fenêtre de la carte affiche Prochaine avec la date de la carte suivante.
Comment fonctionne la répétition
- Quand vous terminez une carte récurrente, WEMASY crée la carte suivante dans le même groupe, avec les dates décalées selon la répétition. Cette carte affiche Créée par une répétition.
- La carte suivante n'est jamais planifiée dans le passé. Les dates déjà passées sont ignorées.
- Une répétition mensuelle le 31 tombe le dernier jour des mois plus courts.
- Pour arrêter une répétition, ouvrez la carte et réglez Répétition sur Ne se répète pas.
Rappels
WEMASY rappelle au responsable d'une carte, dans les notifications du tableau de bord, que l'échéance approche :
- Une carte avec une heure d'échéance : dans l'heure qui précède cette heure.
- Une carte due toute la journée : à partir de 08:00 le jour de l'échéance, dans le fuseau horaire de votre projet.
Chaque échéance envoie un seul rappel. Si la carte n'a pas de responsable, le rappel va au propriétaire du projet. Si vous changez l'échéance, un nouveau rappel suit pour la nouvelle date. Définissez le responsable comme décrit dans Statut et priorité des cartes.
Astuce : voyez toutes vos cartes planifiées d'un coup dans l'agenda et le calendrier. Lisez Calendrier et agenda de Tâches et planning.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas enregistrer ma carte récurrente ?
Une carte récurrente a besoin d'une échéance ou d'une date de début. Une répétition hebdomadaire a besoin d'au moins un jour, et une fin à une date a besoin de cette date. Remplissez le champ que WEMASY signale et enregistrez à nouveau.
Que se passe-t-il si j'oublie de terminer une carte récurrente ?
La carte reste ouverte et passe en retard. La carte suivante n'est créée que quand vous terminez celle-ci, et elle n'est jamais planifiée dans le passé.
Quel fuseau horaire les dates utilisent-elles ?
L'agenda, le calendrier, le statut en retard et les rappels utilisent le fuseau horaire de votre projet.