Les problèmes de stock s'aggravent en silence. Un réapprovisionnement oublié ici, un produit survendu là, et bientôt vous émettez des remboursements, vous écrivez des e-mails d'excuses et vous regardez vos clients réguliers aller voir ailleurs. Mettre en place tôt un système fiable coûte bien moins cher que réparer les dégâts après une défaillance.
Qu'est-ce que la gestion des stocks pour une boutique en ligne ?
La gestion des stocks est le processus qui consiste à suivre combien d'unités de chaque produit vous avez en main, à quelle vitesse elles se vendent, quand réapprovisionner et ce qui arrive au stock quand les commandes entrent et sortent. Pour une boutique en ligne, elle comprend aussi l'exactitude des quantités affichées dans votre boutique, pour que les acheteurs n'achètent jamais ce que vous ne pouvez pas expédier.
Dans sa forme la plus simple, la gestion des stocks e-commerce répond à quatre questions à tout moment. Combien en avez-vous ? Où est-ce ? À quelle vitesse cela part-il ? Quand en faut-il plus ? Une boutique qui sait répondre de façon fiable aux quatre a une gestion des stocks fonctionnelle. Une boutique qui ne sait pas y répondre régulièrement fonctionne avec des angles morts qui finiront par lui coûter une vente.
Les enjeux sont différents en ligne et dans un magasin physique. Dans un magasin, un acheteur voit un rayon vide. En ligne, il peut finaliser son paiement sur un produit que vous n'avez pas. C'est une survente, et s'en remettre est pire qu'une vente manquée. Cela implique un remboursement, une explication et un client déçu qui doit maintenant recommander quelque chose qu'il croyait déjà réglé.
Comment fonctionne le suivi des stocks ?
Le suivi des stocks commence par un comptage. Chaque produit de votre catalogue a une quantité en stock associée. Quand un acheteur passe commande, cette quantité diminue. Quand vous recevez du nouveau stock, elle augmente. Le système qui gère cela en temps réel est le suivi des stocks.
Le suivi manuel utilise un tableur ou un registre écrit. Chaque vente est notée, chaque livraison est ajoutée et le total courant est mis à jour à la main. Pour de très petites boutiques avec peu de références (SKU), cela fonctionne. Cela ne tient plus quand le volume de commandes augmente, quand les produits ont plusieurs variantes ou quand vous vendez sur plusieurs canaux et que le stock doit se mettre à jour à plusieurs endroits à la fois.
Le suivi automatisé, intégré à la plupart des systèmes e-commerce, met à jour les quantités en temps réel à mesure que les commandes arrivent. Un acheteur commande un t-shirt rouge en taille M. Le système retire aussitôt une unité du compte de cette variante. Si le stock tombe à zéro, le produit est automatiquement marqué comme indisponible ou en rupture. Aucune étape manuelle n'est nécessaire. C'est l'approche standard pour toute boutique qui a plus de quelques produits.
Qu'est-ce qu'un seuil de réapprovisionnement et comment le fixer ?
Un seuil de réapprovisionnement est le niveau de stock auquel vous déclenchez une nouvelle commande auprès de votre fournisseur. Ce n'est pas zéro. Quand votre stock atteint zéro, vous avez déjà manqué des ventes. Le seuil est fixé assez haut pour que le nouveau stock arrive avant que vous soyez en rupture.
Calculer un seuil de réapprovisionnement demande deux données. D'abord, votre rythme moyen de ventes quotidiennes pour ce produit. Ensuite, le délai d'approvisionnement de votre fournisseur, c'est-à-dire le nombre de jours entre la commande et la réception du stock. Multipliez ces deux chiffres et vous obtenez le niveau de stock minimum auquel il faut recommander pour éviter une rupture.
Ajoutez une marge de sécurité par-dessus. Les délais des fournisseurs ne sont pas toujours précis. Un envoi censé arriver en sept jours en prend parfois dix. Le stock de sécurité correspond aux unités en plus qui vous couvrent si le fournisseur est en retard ou si les ventes montent de façon inattendue. Une approche courante consiste à ajouter trois à cinq jours de ventes moyennes comme stock de sécurité au calcul de base du seuil.
Fixez les seuils produit par produit, pas pour tout le catalogue. Une meilleure vente qui part vite demande un seuil bien plus élevé qu'un article de niche qui part lentement. Revoyez et ajustez les seuils selon les saisons, car les rythmes de vente changent et le calcul doit suivre.
Comment éviter la survente ?
La survente se produit quand un acheteur commande un produit que vous ne pouvez pas livrer, parce que votre système affichait un stock plus élevé que celui que vous aviez réellement. C'est presque toujours un problème de synchronisation. Votre stock réel et le stock de votre système se sont éloignés l'un de l'autre.
Les causes les plus courantes sont les erreurs manuelles, comme oublier de mettre à jour le stock après des retours ou le retrait de produits abîmés. Cela arrive aussi quand vous vendez sur plusieurs canaux et qu'une vente sur un canal ne met pas aussitôt à jour le compte d'un autre. Une vente dans votre propre boutique et une vente sur une place de marché pour le même article, si elles ne sont pas synchronisées en temps réel, peuvent toutes deux être traitées avant que l'un ou l'autre canal ne mette à jour la quantité disponible.
Éviter la survente commence par des comptes exacts. Rapprochez votre stock physique du compte de votre système à intervalles réguliers. Pour les boutiques à faible volume, chaque mois est jouable. Pour celles à fort volume, chaque semaine ou après chaque grosse livraison. Si vous vendez sur plusieurs canaux, veillez à ce qu'ils s'appuient tous sur une source de stock unique plutôt que de tenir des comptes séparés.
Vous pouvez aussi définir une réserve de stock dans votre système. Une réserve de deux ou trois unités signifie que votre boutique affiche un produit en rupture alors qu'il lui reste encore deux ou trois unités. C'est un filet de sécurité qui vous laisse le temps de vérifier les comptes avant que les dernières unités ne partent. Il sacrifie un peu de chiffre d'affaires potentiel contre un risque de survente bien plus faible.
Quelle est la différence entre FIFO et LIFO ?
FIFO signifie « first in, first out » : premier entré, premier sorti. Cela veut dire que vous vendez d'abord le stock le plus ancien. LIFO signifie « last in, first out » : dernier entré, premier sorti, c'est-à-dire que vous vendez d'abord le stock le plus récent.
Pour la plupart des produits physiques, FIFO est la bonne approche. Les produits qui se périment, se dégradent ou se démodent doivent être vendus dans l'ordre où ils ont été reçus, pour que le vieux stock ne reste pas indéfiniment derrière le plus récent. Une marque alimentaire, une marque de soins de la peau ou une marque de prêt-à-porter avec des collections saisonnières ont toutes besoin de FIFO. Le premier lot reçu est le premier lot expédié.
Le LIFO est utilisé dans certains contextes comptables, mais il est rarement la bonne approche opérationnelle pour les marques e-commerce. L'exception concerne les produits dont l'état ne se dégrade pas et pour lesquels la durée de conservation n'entre pas en jeu, comme certains biens durables ou des articles numériques. Même là, la plupart des boutiques adoptent FIFO par défaut, car il réduit le risque de garder du stock périmé ou obsolète.
Comment gérer les stocks des produits avec variantes ?
Les variantes sont les combinaisons de taille, de couleur, de matière ou d'autres options qui créent des versions différentes d'un même produit de base. Un t-shirt en cinq couleurs et quatre tailles est un produit avec vingt variantes. Chaque variante a son propre stock, son propre seuil de réapprovisionnement et son propre rythme de vente.
Gérer les stocks au niveau des variantes demande plus de travail que de les gérer au niveau du produit, mais c'est la seule approche qui évite les ruptures propres à une variante. Un produit affiché comme disponible peut être en rupture dans la taille ou la couleur la plus demandée. Suivre le stock au niveau des variantes rend ces trous visibles avant qu'un acheteur ne les rencontre.
Regroupez vos données de variantes quand vous décidez des réapprovisionnements. Un t-shirt rouge en L peut se vendre plus vite que le même en XS. Fixez des seuils propres aux variantes pour vos meilleures ventes et acceptez que les variantes qui se vendent peu soient gérées avec une marge de sécurité plus faible. Cela réduit le capital immobilisé dans du stock qui tourne lentement sans exposer vos variantes les plus vendues.
Comment faire un comptage de stock ou un audit d'inventaire ?
Un comptage de stock est une vérification physique de ce que vous avez réellement par rapport à ce que dit votre système. L'écart entre ces deux chiffres s'appelle la démarque, et il s'accumule à cause de retours mal traités, de produits abîmés non passés en perte, de vols et de simples erreurs de comptage.
Inventaire complet
Un inventaire complet vérifie tous les articles du stock de votre boutique d'un seul coup. C'est la méthode la plus précise et la plus perturbante. Pour les boutiques à grand catalogue, un inventaire complet a généralement lieu une ou deux fois par an, souvent à la fin d'une période comptable. Il demande de compter chaque produit et chaque variante et de rapprocher le résultat du compte de votre système.
Inventaire tournant
L'inventaire tournant vérifie une partie de votre stock selon un calendrier rotatif plutôt que tout à la fois. Chaque semaine ou chaque mois, une section différente de votre catalogue est comptée. Au fil de l'année, chaque produit a été compté au moins une fois. C'est moins perturbant qu'un inventaire complet et cela repère les écarts avant qu'ils ne s'accumulent. C'est la méthode préférée des boutiques qui détiennent de gros volumes de stock et ne peuvent pas arrêter leur activité pour un inventaire complet.
Contrôles ponctuels
Les contrôles ponctuels sont des comptages non planifiés de produits précis, de grande valeur ou qui partent vite. Ils sont déclenchés par un signal, comme un seuil de réapprovisionnement atteint plus tôt que prévu ou la plainte d'un client sur un produit affiché en stock alors qu'il n'était pas disponible. Les contrôles ponctuels confirment si le compte du système est exact pour un article précis sans auditer tout le catalogue.
Qu'est-ce que le stock de sécurité et combien en garder ?
Le stock de sécurité est le stock de réserve que vous gardez au-dessus de votre niveau d'exploitation minimum pour absorber des pics de demande ou des retards d'approvisionnement imprévus. C'est du stock dont vous espérez ne pas avoir besoin, mais que vous serez heureux d'avoir quand les délais dérapent ou qu'un produit se vend soudain plus vite que prévu.
La bonne quantité de stock de sécurité dépend de la variabilité de votre demande et de la fiabilité de vos fournisseurs. Un produit aux ventes régulières et prévisibles, avec un fournisseur qui livre toujours à l'heure, a besoin de très peu de stock de sécurité. Un produit aux ventes irrégulières ou un fournisseur aux délais inconstants en demande plus. Calculez le stock de sécurité d'après le délai le plus défavorable et le rythme de ventes le plus élevé que vous avez vu sur une période comparable, puis comparez avec votre scénario moyen. L'écart entre le pire cas et la moyenne correspond à peu près au stock de sécurité qu'il vous faut.
Garder trop de stock de sécurité immobilise de la trésorerie dans un stock qui dort au lieu de se vendre. En garder trop peu crée des ruptures qui vous coûtent des ventes et la confiance des acheteurs. Revoyez les niveaux de stock de sécurité après toute période de demande inhabituelle, comme une campagne promotionnelle, un lancement de produit ou un pic saisonnier.
Comment gérer les stocks pendant des soldes ou une promotion ?
Les périodes promotionnelles concentrent fortement le rythme de ventes des produits concernés. Un produit qui se vend à 10 unités par semaine en temps normal peut en vendre 100 dans les deux premiers jours de soldes. Des systèmes de stock qui fonctionnent bien à volume normal peuvent prendre du retard pendant un pic s'ils ne sont pas prévus pour traiter rapidement les commandes.
Avant toute promotion, passez en revue les niveaux de stock de chaque produit que vous comptez inclure. Fixez des limites de participation prudentes si votre stock est serré. Mieux vaut plafonner une promotion à un nombre d'unités précis que de survendre et de rembourser pendant votre période la plus chargée.
Après la promotion, rapprochez vos comptes avant de rouvrir à la vente normale. Les commandes promotionnelles créent parfois un retard de préparation qui empêche le stock de se mettre à jour correctement. Un rapprochement après promotion repère ces écarts avant qu'ils ne se répercutent dans la gestion habituelle des stocks.
Comment WEMASY gère les stocks
Le système e-commerce de WEMASY inclut un suivi des stocks intégré avec mise à jour en temps réel à chaque commande, des quantités au niveau des variantes, des notifications de stock faible et l'option d'afficher automatiquement le statut de rupture quand le stock atteint zéro. Vous pouvez définir des seuils de réapprovisionnement et consulter les rapports de stock depuis le tableau de bord de votre boutique. Découvrez ce qui est inclus dans chaque offre sur la page des tarifs. Pour voir de plus près comment le stock se relie à la configuration de vos produits, lisez qu'est-ce qu'un catalogue de produits et comment en construire un.
À lire aussi : Qu'est-ce que l'e-commerce ? et Comment fonctionne une boutique en ligne ?.
Questions fréquentes
Comment commencer à suivre mes stocks si je n'ai aucun système ?
Commencez par un tableur et un comptage. Listez chaque produit et chaque variante que vous gardez en stock, saisissez la quantité actuelle de chacun et notez le délai de votre fournisseur. Enregistrez chaque vente et chaque livraison. Cela vous donne une base. Quand vous aurez un comptage de base et un processus pour le mettre à jour, vous verrez vite où l'approche manuelle atteint ses limites, ce qui est généralement le moment où un système automatisé devient nécessaire. Le but de la phase manuelle est de connaître assez bien votre catalogue pour configurer correctement un système automatisé. Avec le créateur de site web de WEMASY, vous pouvez le configurer directement sur votre boutique.
Comment gérer le stock de produits vendus à la fois dans ma boutique et sur une place de marché ?
La vente multicanal demande une source unique de vérité pour le stock. Si chaque canal tient son propre compte, la survente est presque inévitable. Utilisez un système de stock qui synchronise les quantités en temps réel sur tous les canaux, pour qu'une vente n'importe où réduise aussitôt la quantité disponible partout. Si votre système e-commerce ne le permet pas nativement, une application de stock multicanal qui relie vos canaux à un compte partagé est l'option suivante. Vendre sur deux canaux avec des comptes de stock séparés en espérant que tout se passe bien n'est pas une approche tenable quand le volume augmente.
Dois-je autoriser les précommandes en rupture de stock ?
Les commandes en attente de réapprovisionnement permettent aux acheteurs de commander un produit que vous n'avez pas actuellement, avec une date de livraison une fois le stock arrivé. Elles peuvent maintenir le chiffre d'affaires pendant une rupture, mais elles demandent de communiquer clairement avec les acheteurs sur le délai d'attente prévu. Si vous les proposez, affichez bien la date d'expédition prévue et envoyez un e-mail de confirmation qui rappelle le délai. Ne les proposez jamais si vous ne savez pas quand le stock arrivera. Les acheteurs qui commandent un article en attente puis ne reçoivent aucune information sont plus susceptibles d'annuler et de laisser un avis négatif que ceux à qui l'on a simplement dit que le produit était en rupture.
Comment gérer le stock de produits que je fabrique moi-même plutôt que d'acheter à un fournisseur ?
Pour les produits faits main ou fabriqués à la commande, la gestion des stocks se concentre sur la capacité de production plutôt que sur le stock d'entrepôt. Suivez les matériaux et composants nécessaires pour fabriquer chaque produit, votre stock actuel de matériaux et votre rythme de production. Les seuils de réapprovisionnement s'appliquent à vos matières premières, pas aux produits finis. Fixez un délai réaliste pour chaque produit selon le temps que vous mettez à le produire, et affichez ce délai aux acheteurs au moment du paiement. Si votre volume de commandes croît plus vite que votre capacité de production, cet écart est le signal de stock le plus important de votre activité.
Qu'est-ce que le stock mort et comment l'éviter ?
Le stock mort est du stock qui ne se vend pas et a peu de chances de se vendre à son prix actuel. Il immobilise du capital, occupe de l'espace de stockage et traduit une erreur d'achat ou de prévision. Pour l'éviter, achetez prudemment pour les produits nouveaux ou non éprouvés et n'augmentez les commandes qu'une fois que vous avez de vraies données de vente. Passez en revue chaque mois les articles qui tournent lentement. Un produit qui ne s'est pas vendu en 60 jours est candidat à une baisse de prix ou à un coup de pouce promotionnel avant de devenir un stock définitivement bloqué. Plus vite vous agissez sur le stock qui tourne lentement, plus vous récupérez de votre investissement.
Comment le dropshipping influence-t-il la gestion des stocks ?
Avec le dropshipping, vous ne détenez pas de stock physique. Votre fournisseur expédie directement à votre acheteur quand une commande est passée. La gestion des stocks dans ce modèle consiste à suivre la disponibilité du stock de votre fournisseur, pas du vôtre. Le risque est que le stock de votre fournisseur et la disponibilité affichée dans votre boutique se désynchronisent. Un acheteur commande un produit que votre boutique indique en stock, mais votre fournisseur est en rupture. Cela crée une situation de survente plus difficile à éviter, car vous dépendez de l'exactitude des données de votre fournisseur. Configurez votre boutique pour mettre à jour la disponibilité à partir de flux fournisseur en temps réel quand c'est possible, et mettez en place un processus pour surveiller régulièrement les niveaux de stock du fournisseur.