Avant de choisir un outil de formulaires ou de lancer votre premier formulaire, vous devez comprendre ce qui arrive aux données des visiteurs après l'envoi. Où elles sont stockées. Qui peut les voir. Comment elles sont protégées. La plupart des gens supposent que leur outil gère tout cela automatiquement. Parfois, c'est le cas. Souvent, non.
Cet article explique comment fonctionne réellement le stockage des données de formulaire, quelles fonctions de sécurité exiger d'un outil de formulaires et quelles règles de conformité s'appliquent selon les informations que vous collectez.
Ce que signifie un stockage sécurisé des données de formulaire
Un stockage sécurisé repose sur trois éléments : le chiffrement au repos (les données sont brouillées pendant leur stockage), le chiffrement en transit (les données sont brouillées pendant leur trajet vers votre serveur) et le contrôle des accès (seules les personnes autorisées peuvent lire les données).
La plupart des formulaires gèrent bien le chiffrement en transit. Les données arrivent en sécurité sur votre serveur. Mais elles dorment ensuite en clair dans une base de données. Quiconque pirate la base, ou toute personne en interne qui ne devrait pas y avoir accès, peut tout lire. C'est là que le stockage sécurisé échoue.
Chiffrement au repos et chiffrement en transit
Ils protègent les données à des étapes différentes. Comprendre la différence est essentiel pour savoir ce dont vous disposez vraiment.
Le chiffrement en transit
C'est le chiffrement appliqué quand les données voyagent du navigateur du visiteur jusqu'à votre serveur. Si votre formulaire se trouve sur une page HTTPS (cherchez le cadenas à côté de votre URL), le chiffrement en transit est activé. Les données sont brouillées pendant la transmission.
Le chiffrement en transit est désormais la norme. Tous les grands outils de formulaires, toutes les pages de paiement e-commerce, tous les sites sérieux utilisent HTTPS. Si votre formulaire n'est pas en HTTPS, corrigez cela d'abord. Ce n'est pas négociable.
Le chiffrement au repos
C'est ce qui se passe une fois que les données sont arrivées sur votre serveur et enregistrées dans votre base. Les données sont-elles chiffrées dans la base ? Ou stockées en clair ?
Beaucoup d'outils de formulaires proposent l'option sans l'activer par défaut. Il faut l'activer vous-même. Certains ne la proposent pas du tout, surtout les solutions gratuites ou d'entrée de gamme. Si un outil ne mentionne pas le chiffrement au repos dans sa documentation de sécurité, partez du principe qu'il ne le fait pas.
Le chiffrement au repos signifie que même si quelqu'un accède sans autorisation à votre base, les données restent illisibles sans la clé de chiffrement. Cela vous protège si votre hébergeur est compromis, si un employé malveillant accède à la base ou si un tiers vole une copie de vos données.
Comment savoir si vos données de formulaire sont chiffrées
Consultez la documentation de sécurité de votre outil de formulaires. Cherchez des formules comme « données chiffrées au repos » ou « chiffrement de bout en bout ». Si la documentation n'en parle pas, écrivez au support et demandez directement : « Les envois de formulaire sont-ils chiffrés dans votre base de données ? »
Voici ce que les réponses vous apprennent :
« Oui, toutes les données sont chiffrées par défaut. » C'est bon signe. Vos données sont protégées.
« Le chiffrement est disponible comme fonction premium. » C'est un signal d'alerte. Le chiffrement devrait être standard. Si vous avez des obligations de conformité (HIPAA, RGPD, etc.), vous devrez peut-être changer d'offre ou d'outil.
« Nous chiffrons les données avec des méthodes standard du secteur comme AES-256. » C'est excellent. AES-256 est la référence en matière de chiffrement.
« Nous ne chiffrons pas au repos, mais nous avons des contrôles d'accès stricts. » Ce n'est pas suffisant. Les contrôles d'accès aident, mais le chiffrement vaut mieux. Même les entreprises aux contrôles d'accès stricts peuvent être compromises.
Contrôle des accès : qui peut voir vos données de formulaire
Au-delà du chiffrement, contrôlez qui peut accéder à vos réponses. Cela concerne aussi bien les membres de votre équipe que les employés de l'outil de formulaires.
L'accès de votre équipe
Tout le monde dans votre équipe n'a pas besoin de voir toutes les réponses. Un conseiller du service client doit voir les réponses qui lui sont attribuées. Un responsable peut voir des rapports et des synthèses, mais pas le détail de chaque formulaire. Une personne de la comptabilité ne devrait jamais voir une réponse à un formulaire de contact.
Les bons outils de formulaires permettent d'attribuer différents niveaux d'autorisation. Utilisez-les. Le principe du moindre privilège veut que chacun n'accède qu'à ce dont il a besoin pour son travail.
L'accès des employés de l'outil de formulaires
Les employés de l'outil peuvent voir vos données. La question est de savoir s'ils le devraient. Cherchez des outils qui :
Ont une politique de confidentialité claire qui précise si le personnel du support accède un jour aux données clients. Beaucoup d'outils s'interdisent de consulter les données clients, sauf si vous leur demandez de l'aide pour un problème.
Tiennent un journal des accès du support (si le support accède à vos données pour dépanner, c'est consigné et vous en êtes informé).
Sont certifiés SOC 2, ce qui signifie qu'un tiers a vérifié leurs pratiques de sécurité.
Conservation des données : combien de temps garder les réponses
Vous n'avez pas besoin de garder les réponses éternellement. Décidez combien de temps vous avez besoin de conserver les données, puis supprimez-les automatiquement.
La plupart des entreprises gardent les réponses de un à trois ans. Les réponses à un formulaire de contact peuvent être gardées un an (assez longtemps pour d'éventuelles relances). Les données de transaction e-commerce doivent être gardées sept ans (obligations fiscales et légales). Les données d'enquête peuvent être gardées un an pour éclairer les décisions.
Mettez en place la suppression automatique si votre outil la permet. Sinon, relisez et supprimez vous-même les anciennes réponses de temps en temps. Cela réduit aussi votre risque de sécurité (moins de données, c'est moins de choses exposées en cas de faille).
Vérifiez les obligations légales de votre secteur. Si vous traitez des données de santé, vous pouvez être tenu de les conserver pendant des durées précises. Si vous traitez des données financières, la réglementation peut imposer une durée de conservation. En cas de doute, consultez un juriste.
Sauvegarder les données de formulaire en toute sécurité
Vous devriez sauvegarder régulièrement vos réponses. Mais les sauvegardes elles-mêmes peuvent devenir des points faibles si elles sont mal gérées.
Si vous sauvegardez vos données (automatiquement via votre outil ou manuellement par export), veillez à ce que les sauvegardes soient :
Chiffrées : les sauvegardes doivent être chiffrées comme vos données en production.
Stockées en sécurité : si vous gardez les sauvegardes sur vos propres serveurs ou dans un espace de stockage en ligne, protégez-les par mot de passe et ne les ouvrez pas à toute votre organisation.
Isolées de l'environnement actif : si votre base principale est piratée, la sauvegarde ne doit pas l'être. Stockez les sauvegardes sur d'autres systèmes, avec d'autres contrôles d'accès.
Testées : vérifiez de temps en temps que vous pouvez réellement restaurer vos sauvegardes. Une sauvegarde impossible à restaurer ne sert à rien.
Les obligations de conformité pour le stockage des données de formulaire
Selon l'endroit où se trouvent vos visiteurs et votre secteur d'activité, vous pouvez avoir des obligations légales de conformité.
RGPD (résidents de l'UE)
Si vous collectez des données de résidents de l'Union européenne, le RGPD s'applique. Principales exigences : vous devez dire aux personnes quelles données vous collectez, pourquoi et comment vous les protégez. Vous devez les stocker en sécurité. Vous devez les supprimer sur demande. Vous ne devez pas les garder plus longtemps que nécessaire pour la finalité de la collecte.
CCPA (résidents de Californie)
Les résidents de Californie ont des droits en matière de collecte de données. Vous devez indiquer quelles données sont collectées, permettre aux personnes de supprimer leurs données et ne pas les vendre sans autorisation.
HIPAA (données de santé)
Si vous collectez des informations de santé, la loi HIPAA pose des exigences strictes : les données doivent être chiffrées, les accès doivent être consignés, un plan de notification des violations de données doit exister, et plus encore. Ce n'est pas facultatif. Les infractions peuvent entraîner de lourdes amendes.
PCI DSS (données de paiement)
Si votre formulaire collecte des numéros de carte bancaire, la norme PCI DSS impose des mesures de sécurité précises. La plupart des outils de formulaires sérieux ne stockent pas les numéros de carte en clair. Ils utilisent la tokenisation (on stocke un code de référence à la place du vrai numéro). Demandez à votre outil s'il est conforme à PCI.
Que faire si vous soupçonnez une violation de données
Si vous découvrez un accès non autorisé à vos réponses, agissez vite :
Mesurez l'étendue : quelles données ont été exposées ? Combien d'enregistrements ? Sur quelle période ?
Colmatez la faille : changez tous les mots de passe immédiatement. Réinitialisez les clés d'API. Révoquez les jetons d'accès. Corrigez la vulnérabilité qui a permis la violation.
Prévenez les personnes concernées : selon la réglementation, vous pouvez être tenu d'avertir toute personne dont les données ont été exposées. En général sous 30 jours pour le RGPD, immédiatement pour HIPAA.
Documentez tout : gardez une trace de ce qui s'est passé, du moment où vous l'avez découvert et de ce que vous avez fait. Les autorités voudront le voir.
Comment WEMASY sécurise les réponses de formulaire
WEMASY chiffre les réponses en transit (HTTPS) et au repos (chiffrement AES-256). Les réponses sont stockées dans une base sécurisée, avec des contrôles d'accès liés à votre compte. Vous pouvez définir différents niveaux d'autorisation pour les membres de votre équipe, et les sauvegardes automatiques sont chiffrées et stockées séparément. Si vous devez supprimer des réponses (pour le droit à l'effacement du RGPD), WEMASY fournit des outils pour retirer définitivement les données des sauvegardes comme du stockage actif.
Pour les obligations de conformité, consultez les fonctions de votre offre ou contactez le support. Découvrez-en plus sur la sécurité et la confidentialité des données dans votre compte WEMASY, ou rendez-vous sur la page des tarifs pour voir les fonctions de sécurité incluses dans chaque offre.