Quatre absences en une semaine coûtent à un cabinet environ huit cents dollars de temps de fauteuil perdu. Après être passé des appels de rappel manuscrits à un seul modèle automatique, ce chiffre est tombé à un. Le message n'est pas devenu plus malin. Il est devenu constant.
Un modèle de rappel est un message rédigé à l'avance que votre système remplit automatiquement pour chaque réservation. Au lieu de taper un nouveau texte à chaque fois, vous définissez la structure une fois et vous laissez les champs gérer les détails qui changent. Le modèle d'e-mail porte les listes de préparation plus longues. Les modèles de SMS restent courts. Voici comment créer des modèles de message que votre équipe pourra réutiliser pendant des mois.
Ce que contient un modèle de rappel
Chaque modèle a besoin d'un texte fixe et de champs dynamiques. Le texte fixe couvre le nom de votre entreprise, votre ton et un résumé de vos règles. Les champs dynamiques reprennent dans la réservation le nom du client, la date, l'heure, la prestation, le prestataire et le lieu.
L'objet compte pour les modèles d'e-mail. Un objet comme Rappel : votre visite mardi 12 mars fonctionne mieux qu'une ligne vague comme Rendez-vous à venir.
Le corps du message doit suivre la façon dont les clients parcourent leurs messages. L'essentiel d'abord, l'action ensuite, les petites lignes à la fin. Reprenez la mise en page vue dans comment rédiger un SMS de rappel de rendez-vous pour les versions SMS.
Comment créer des modèles pour chaque canal
Les modèles d'e-mail permettent des titres, des listes de préparation à puces et des pièces jointes d'agenda. Servez-vous-en pour les consignes aux nouveaux patients, les liens de formulaires et les informations de stationnement.
Les modèles de SMS réduisent tout à un écran. Un modèle par grand type de prestation suffit souvent. Prévoyez des modèles distincts pour les nouveaux clients et les clients réguliers quand les étapes de préparation diffèrent.
Des variantes selon le moment aident. Un modèle à sept jours peut porter sur la préparation. Un modèle à vingt-quatre heures porte sur la confirmation ou le report. Un modèle du jour même est un court rappel avec l'adresse.
Testez les champs avec de vraies données d'exemple avant la mise en ligne. Un format de date cassé ou un nom de prestataire manquant fait vite perdre la confiance.
Garder des modèles à jour dans le temps
Confiez à une seule personne la relecture des modèles chaque trimestre. Les numéros de téléphone, les adresses et les délais changent. Des modèles périmés sèment plus de confusion chez les clients qu'une absence de modèle.
Le suivi des versions aide quand plusieurs personnes modifient le texte. Notez la date de dernière relecture dans un document interne, même si votre logiciel n'a pas de gestion de versions.
Les modèles se relient à l'automatisation décrite dans qu'est-ce qu'un système de rappel de rendez-vous automatique. Ils vont aussi avec les messages de confirmation de comment créer un e-mail de confirmation de réservation, dans le module de mise en place.
Questions fréquentes
De combien de modèles de rappel ai-je besoin ?
Commencez par un modèle d'e-mail et un modèle de SMS pour votre type de visite le plus courant. Ajoutez des variantes quand les étapes de préparation ou les règles diffèrent vraiment selon les prestations. Trop de modèles créent du travail de maintenance sans meilleurs résultats côté clients.
Quels champs chaque modèle doit-il inclure ?
Le prénom du client, la date, l'heure, le nom de la prestation, le lieu ou le lien et le numéro de contact de l'entreprise couvrent la plupart des cas. Le nom du prestataire aide quand les clients choisissent une personne précise. Ajoutez les liens d'assurance ou d'accueil seulement dans les modèles d'e-mail, qui ont la place d'expliquer.
Puis-je utiliser le même modèle pour les rappels et les confirmations ?
Une confirmation doit saluer la réservation et fixer les attentes. Un rappel redonne les détails plus près du jour de la visite. Une formulation commune est possible, mais chaque message a besoin d'un but et d'un objet distincts pour que le client comprenne pourquoi vous le contactez à nouveau.
Où se trouvent les modèles dans une configuration de réservation WEMASY ?
Les modèles se trouvent en général dans votre configuration de planning ou de messagerie, liée aux événements de réservation. WEMASY vous aide à relier les pages de réservation créées avec le créateur de site web à des messages automatiques, pour que les modèles partent dès qu'un client réserve en ligne.
Les modèles doivent-ils mentionner explicitement les frais d'absence ?
Une seule phrase simple sur les délais d'annulation et les frais suffit. Associez le texte du modèle à une politique d'absence formelle sur votre site, pour que les clients voient les mêmes règles sur tous les canaux.
Que lire ensuite sur les modèles de rappel ?
Découvrez comment utiliser une application de rappel de rendez-vous pour envoyer vos modèles depuis un outil dédié. Lisez ensuite comment envoyer des SMS de rappel de rendez-vous pour le processus d'envoi.