Qui envoie vos messages de rappel aujourd'hui ? La personne à l'accueil entre deux arrivées, ou personne parce que la journée était trop chargée ? Quand les rappels dépendent de celui qui a une main libre, les clients du début d'après-midi n'entendent souvent rien du tout.
Une application de rappel supprime cette loterie. Le logiciel surveille votre planning et envoie les messages aux moments que vous définissez. Elle se connecte en général à votre agenda de réservation, récupère les coordonnées des clients et applique les modèles que vous avez déjà créés. Voici comment en utiliser une sans créer un second planning que votre équipe devrait entretenir.
Ce que fait une application de rappel
Les applications de rappel se placent entre votre agenda et vos canaux de messagerie. Quand une réservation est confirmée, l'application met les rappels en file d'attente. À l'heure prévue, elle envoie le SMS ou l'e-mail sans action manuelle.
La plupart de ces logiciels gardent aussi l'état de livraison. Vous voyez quels messages sont arrivés, lesquels ont été rejetés et quels clients ont confirmé par un lien de réponse.
Certaines applications sont autonomes. D'autres sont des modules d'outils de planning plus larges. Les applications autonomes conviennent quand votre agenda est déjà ailleurs. Un logiciel de rappel intégré réduit les erreurs de synchronisation, car réservations et messages partagent la même base.
Comment configurer une application de rappel
Étape un : connectez votre agenda ou votre système de planning. Importez les réservations existantes ou repartez de zéro, pour que chaque futur rendez-vous entre automatiquement dans la file de rappels.
Étape deux : importez ou vérifiez les numéros de téléphone et les adresses e-mail des clients. Les numéros invalides gaspillent des envois et agacent les clients qui ne reçoivent jamais d'alerte.
Étape trois : associez les modèles de comment créer un modèle de rappel de rendez-vous. Reliez les champs aux données de réservation pour que les noms et les heures s'affichent correctement.
Étape quatre : définissez les moments d'envoi. Les choix courants sont soixante-douze heures, vingt-quatre heures et deux heures avant le début. Ajustez selon vos habitudes d'absence.
Étape cinq : faites des réservations de test avec vos propres coordonnées. Vérifiez la mise en forme, les liens et la gestion des fuseaux horaires avant que les clients ne reçoivent de vrais messages.
Utiliser une application sans submerger les clients
Limitez le nombre de messages par rendez-vous. Trois rappels bien espacés valent mieux que six doublons le même matin.
Respectez vite les demandes de désinscription. Les clients qui refusent les SMS peuvent continuer à recevoir des e-mails s'ils le souhaitent, ou rien du tout s'ils se sont désinscrits complètement.
Consultez les rapports chaque mois. Un taux de rejet qui monte ou un taux de confirmation qui baisse signale une lassitude face aux modèles ou de mauvaises coordonnées.
Les applications de rappel fonctionnent mieux avec la base de planning décrite dans qu'est-ce qu'un logiciel de prise de rendez-vous. Quand vous serez prêt pour l'automatisation complète, lisez ensuite qu'est-ce qu'un système de rappel de rendez-vous automatique.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'une application de rappel séparée si j'ai déjà un logiciel de planning ?
Beaucoup d'outils de planning incluent des rappels. Une application séparée a du sens quand votre agenda est d'un côté et que les fonctions de messagerie sont faibles. Évitez les doubles envois en désactivant les rappels dans l'un des deux systèmes.
Une application peut-elle envoyer un SMS et un e-mail pour le même rendez-vous ?
Les séquences multicanal sont courantes. L'e-mail porte les longues consignes de préparation, pendant que le SMS envoie un court rappel le jour même. Laissez si possible les clients choisir leur canal préféré pour limiter les alertes en double.
Comment ces applications gèrent-elles les rendez-vous déplacés ?
Un logiciel bien intégré annule les messages en attente pour l'ancien horaire et en programme de nouveaux quand la réservation change. Testez les parcours de report pendant la configuration, car des rappels périmés déroutent vite les clients.
Puis-je utiliser une application de rappel avec les réservations de mon site WEMASY ?
Reliez votre parcours de rappels au même agenda que celui qui reçoit les réservations en ligne. WEMASY vous permet de publier des pages de planning avec le créateur de site web, pour que les réservations du site alimentent la file de rappels que votre application surveille.
Existe-t-il des règles légales pour l'envoi de SMS de rappel ?
Les entreprises ont généralement besoin d'un consentement avant d'envoyer du contenu marketing par SMS. Les rappels liés à un rendez-vous existant suivent d'autres règles que les envois promotionnels. Notez le consentement au moment de la réservation et ajoutez une mention de désinscription dans les modèles.
Que lire après avoir configuré une application de rappel ?
Poursuivez avec comment envoyer des SMS de rappel de rendez-vous pour les détails d'envoi. Les équipes de santé liront aussi qu'est-ce qu'un système de rappel de rendez-vous pour les patients.