Combien d'appels votre accueil traite-t-il rien que pour trouver un créneau libre ? Que se passe-t-il quand la ligne est occupée et qu'un patient abandonne ? Et le client qui veut un créneau en soirée mais ne pense à appeler qu'au moment du coup de feu du déjeuner ?
La prise de rendez-vous en ligne répond à ces manques. Les clients parcourent les horaires libres sur votre site, en choisissent un qui leur convient et reçoivent une confirmation automatique. Que vous dirigiez un cabinet médical ou une entreprise de services, la configuration suit les mêmes étapes clés. Voici comment configurer un logiciel de prise de rendez-vous pour médecins, thérapeutes, consultants et activités similaires sur rendez-vous.
Ce que demande la prise de rendez-vous en ligne
Toute configuration repose sur trois couches : les prestations, les praticiens et les disponibilités. Les prestations définissent ce qui peut être réservé et la durée de chaque visite. Les praticiens sont les personnes ou les salles auxquelles ces prestations sont rattachées. Les règles de disponibilité contrôlent quand chaque praticien accepte des réservations.
Si les trois ne sont pas alignées, le parcours se casse. Une prestation de 30 minutes sur un calendrier à créneaux de 15 minutes laisse des trous. Un praticien indiqué disponible les jours où il ne travaille pas oblige à annuler à la main.
Pour comprendre en quoi les rendez-vous diffèrent des autres types de réservation, lisez qu'est-ce que la prise de rendez-vous et la différence entre réservations et rendez-vous.
Mettre en place la prise de rendez-vous en ligne pas à pas
Première étape : listez vos types de rendez-vous. Première visite, suivi, consultation et intervention ont chacun leur durée et leur temps tampon. Le temps tampon entre deux rendez-vous laisse au personnel de quoi remettre les salles en état et mettre à jour les dossiers.
Deuxième étape : affectez les praticiens. Reliez chaque prestation aux membres du personnel qui la réalisent. Un praticien seul n'a qu'un profil. Les cabinets de groupe peuvent laisser les patients choisir un médecin ou affecter automatiquement selon la disponibilité.
Troisième étape : réglez les horaires de travail et les exceptions. Définissez les horaires hebdomadaires habituels, puis ajoutez les jours fériés, les périodes de vacances et les pauses déjeuner. Le temps bloqué doit disparaître tout de suite du calendrier public.
Quatrième étape : configurez les règles de réservation. Décidez combien de temps à l'avance on peut réserver, si la réservation le jour même est permise et si vous exigez un formulaire d'accueil avant la confirmation. Gardez la première réservation simple et recueillez les informations détaillées une fois le créneau bloqué.
Cinquième étape : connectez votre site. Ajoutez une page ou un widget de réservation, pour que les clients accèdent à votre planning depuis votre propre domaine. Les chapitres sur la création d'une page de réservation et l'ajout d'un calendrier de réservation couvrent le côté site web.
Prise de rendez-vous dans les cadres réglementés et cliniques
Les cabinets médicaux et de bien-être ont des exigences en plus. Les formulaires d'accueil peuvent demander des champs d'antécédents de santé. Les messages de confirmation doivent inclure les consignes de préparation. Les politiques de confidentialité doivent expliquer comment les données des patients sont conservées.
Évitez de mettre des données de santé protégées dans les e-mails de confirmation simples. Envoyez par e-mail les informations générales sur le rendez-vous et recueillez les informations sensibles via un portail d'accueil sécurisé, relié depuis la confirmation.
Formez l'accueil à utiliser le même système pour les réservations par téléphone. Un planning partagé entre papier et logiciel est le point de départ des doubles réservations. Chaque canal doit écrire dans un seul calendrier.
Examinez le taux d'absence après votre premier mois en ligne. S'il est élevé, renforcez les réglages de confirmation et mettez en place des rappels. Le module sur la prise de rendez-vous, plus loin dans ce livre, traite les rappels en détail.
Une fois le planning configuré, tournez-vous vers ce que les clients reçoivent après leur réservation. Le chapitre suivant, comment créer un e-mail de confirmation de réservation, ouvre cette couche de communication.
Questions fréquentes
Les patients peuvent-ils réserver en ligne sans choisir un praticien précis ?
Beaucoup de systèmes proposent une option « prochain disponible » qui attribue le premier praticien libre et qualifié pour la prestation. Cela convient bien aux soins urgents et aux consultations générales. Les soins spécialisés demandent souvent un choix explicite du praticien.
Les nouveaux patients et les patients connus doivent-ils voir des parcours différents ?
Des parcours séparés réduisent la friction. Les patients connus sautent les champs d'accueil que vous avez déjà. Les nouveaux patients remplissent un formulaire plus long ou reçoivent un lien d'accueil avant la visite, après la réservation. Le chapitre sur le formulaire d'accueil client traite de la conception du formulaire pour les nouveaux clients.
Comment mettre en place la prise de rendez-vous en ligne sur le site de mon cabinet ?
Ajoutez une page de réservation reliée à votre système de planning et mettez un lien dans votre navigation principale. WEMASY vous permet de publier des pages de prise de rendez-vous avec le créateur de site web, à côté du contenu existant de votre cabinet.
Quel délai minimum exiger pour les réservations en ligne ?
La réservation le jour même convient aux services accessibles sans rendez-vous. Les cabinets médicaux exigent souvent 24 heures, pour que le personnel prépare les dossiers. Des rendez-vous chirurgicaux ou de laboratoire peuvent demander 48 à 72 heures. Adaptez le délai à vos besoins de préparation.
Puis-je limiter la réservation en ligne à certains types d'assurance ou catégories de clients ?
Certains systèmes proposent des questions d'éligibilité au début du parcours. Les clients qui ne remplissent pas les conditions voient un message leur demandant d'appeler. Cela évite des réservations que votre cabinet ne peut pas honorer et réduit le travail en double de l'accueil.
Comment la prise de rendez-vous en ligne se connecte-t-elle à mon agenda actuel ?
La plupart des outils de planning se synchronisent avec les applications d'agenda courantes, par une intégration à sens unique ou à double sens. La synchronisation à double sens empêche vos rendez-vous personnels d'apparaître comme disponibles en ligne. Testez le sens de la synchronisation avant de passer en ligne, pour éviter les mauvaises surprises.