Votre curseur hésite sur la ligne de la formule d'appel. Vous n'avez jamais écrit à cette personne. Elle occupe un poste élevé dans une entreprise dont vous voulez faire un partenaire. « Salut » paraît trop familier. « Coucou » est exclu. Vous devez savoir comment commencer un e-mail formel sans sonner comme un robot ni comme un auteur de lettres d'un autre siècle.
Un début d'e-mail formel utilise une formule respectueuse, le titre du lecteur quand il convient, et une première phrase qui énonce votre but avec précision. Formel ne veut pas dire compliqué. Cela veut dire que vos mots sont à la hauteur du sérieux de la situation. Voyons quand la formalité est nécessaire et comment ouvrir le message.
Quand faut-il commencer un e-mail de façon formelle ?
La formalité convient quand la relation est nouvelle, que l'enjeu est élevé ou que le contexte est officiel. Candidatures, courriers juridiques, réclamations, propositions à des dirigeants et premier contact avec une administration appellent tous un début formel.
Les points quotidiens avec un client avec qui vous travaillez depuis deux ans demandent rarement ce niveau de structure. Le chapitre e-mail formel ou informel pour les marques vous aide à décider quel ton convient à chaque situation.
Comment commencer un e-mail formel
Commencez par une formule formelle qui inclut le titre et le nom du lecteur quand vous les connaissez. « Bonjour Docteur Williams » ou « Bonjour Madame Nakamura » donne le bon ton. Si vous ne connaissez pas le nom, utilisez une formule liée à la fonction comme « Madame, Monsieur » ou « Bonjour à l'équipe du service client ».
1. Utilisez des phrases complètes dans la première ligne
Votre première phrase après la formule d'appel doit dire pourquoi vous écrivez. « Je vous écris pour me renseigner sur votre programme de licences pour entreprises » est plus clair que « Petite question sur les tarifs ». Les débuts formels évitent l'argot, les abréviations et les points d'exclamation.
2. Rappelez le contexte utile
Si votre message fait suite à une réunion, une candidature ou un courrier précédent, mentionnez-le. « Suite à notre conversation du 12 mars » ou « En réponse à votre courrier du 3 avril » donne un point de repère clair au lecteur. Cela reprend la structure de format d'e-mail formel pour l'entreprise.
3. Gardez un début concis
La formalité n'excuse pas les introductions interminables. Deux ou trois phrases après la formule d'appel suffisent. Énoncez votre but, donnez un minimum de contexte et passez au corps. Le lecteur doit savoir de quoi parle l'e-mail avant de faire défiler l'écran.
Formules formelles à utiliser et à éviter
Les choix sûrs sont « Madame » ou « Monsieur » suivi du nom, ou « Bonjour » suivi du nom complet dans des contextes formels plus modernes. « Madame, Monsieur » convient quand vous n'avez vraiment aucun nom, même s'il vaut toujours mieux trouver un contact précis.
Évitez les formules familières comme Salut, Coucou ou Hello dans les messages formels. Pas d'émoji ni d'humour dans l'ouverture. Votre adresse d'expéditeur doit aussi avoir l'air officielle. Une adresse sur votre propre domaine, expliquée dans qu'est-ce qu'une adresse e-mail professionnelle, appuie le ton avant que le lecteur ait lu un seul mot.
Une fois le début réussi, le reste du message suit les mêmes principes de clarté et de respect. Pour des situations moins formelles, voyez comment commencer un e-mail professionnel. Pour une liste complète de formules, passez aux formules d'appel pour un e-mail professionnel.
Questions fréquentes
La formule « Madame, Monsieur » est-elle encore adaptée aux e-mails formels aujourd'hui ?
Madame, Monsieur reste une formule formelle standard dans la correspondance professionnelle. Elle marque le respect sans paraître dépassée quand le reste de votre message est clair et direct. WEMASY aide votre marque à paraître établie en ligne avec le créateur de site web, ce qui va bien avec une communication formelle depuis votre domaine.
Comment commencer un e-mail formel quand je ne sais pas si le destinataire est un homme ou une femme ?
Utilisez le nom complet du lecteur sans titre, comme Bonjour Alex Morgan, ou une formule liée à la fonction comme Bonjour à la commission d'admission. Quand c'est possible, cherchez le bon nom et le bon titre sur le site de l'entreprise avant d'envoyer.
Un début d'e-mail formel doit-il inclure des banalités d'usage ?
Les débuts formels laissent en général de côté les banalités. Une brève ligne de courtoisie est possible, mais passez vite à votre but. Respecter le temps du lecteur fait partie de ce qui rend un e-mail formel.
Puis-je utiliser Bonjour plutôt que Madame, Monsieur dans un e-mail formel ?
Bonjour suivi d'un nom complet convient dans l'écriture professionnelle moderne, surtout dans les secteurs qui préfèrent un ton un peu plus chaleureux. Madame, Monsieur est plus sûr quand vous ne savez pas quel niveau de formalité le lecteur attend.
Un début formel compte-t-il si mon adresse e-mail paraît peu professionnelle ?
Le début et l'adresse d'expéditeur vont ensemble. Une formule formelle depuis un compte personnel gratuit envoie des signaux contradictoires. Créez une adresse à votre nom comme décrit dans configurer un e-mail professionnel pas à pas avant d'envoyer un courrier formel.
Quelle doit être la longueur du premier paragraphe d'un e-mail formel ?
Gardez le premier paragraphe entre deux et quatre phrases. Énoncez votre but, ajoutez une ligne de contexte et passez au corps. Les longues introductions perdent le lecteur avant que vous arriviez au sujet.