Un fournisseur ouvre avec « Bonjour Monsieur Chen, merci pour votre réponse rapide au sujet de la livraison de mars. » Le lecteur sait tout de suite à qui s'adresse le message et à quoi il se rapporte. Un autre fournisseur ouvre avec « Salut, alors pour le truc dont on a parlé. » Même boîte de réception, deux niveaux de professionnalisme très différents.
Commencer un e-mail professionnel, c'est choisir une formule d'appel et une première phrase adaptées à la relation et au but de votre message. La formule d'appel s'adresse au lecteur. La première phrase indique pourquoi vous écrivez ou répond à son dernier message. Si ces deux éléments sont bons, le reste de l'e-mail coule plus facilement. Voici comment commencer un e-mail professionnel selon les situations.
Que contient un bon début d'e-mail professionnel ?
Un bon début a deux parties. La formule d'appel nomme le lecteur ou le groupe. La première phrase rejoint la raison de votre message. Ensemble, elles disent au lecteur que vous êtes organisé, respectueux et que vous méritez son attention.
Évitez les ouvertures toutes faites comme « J'espère que ce message vous trouve en pleine forme » si vous ne le pensez pas vraiment ou si la relation ne s'y prête pas. Allez droit au but quand le lecteur connaît déjà le contexte. Un client fidèle n'a pas besoin d'un long préambule sur la façon dont vous espérez qu'il va.
Comment choisir la bonne formule d'appel
Adaptez la formule à ce que vous connaissez du lecteur et au degré de formalité de la situation. Un premier contact avec un partenaire potentiel appelle une ouverture plus formelle. Un point hebdomadaire avec un collègue avec qui vous travaillez depuis des années peut être plus chaleureux et plus court.
1. Premiers contacts ou contacts formels
Utilisez le nom du lecteur avec une formule polie. « Bonjour Madame Patel » ou « Bonjour Monsieur Okonkwo » convient aux présentations, aux propositions et aux demandes officielles. Si vous hésitez sur le niveau de formalité, penchez un peu vers le formel. Vous pourrez toujours ajuster le ton dans les messages suivants, quand la relation aura évolué.
2. Relations d'affaires établies
« Bonjour Sarah » ou « Bonjour James » convient aux clients et aux collègues que vous connaissez déjà. Restez professionnel mais naturel. Votre adresse à votre nom, vue dans exemples d'adresses e-mail professionnelles pour les marques, montre déjà votre crédibilité : votre formule d'appel peut donc rester naturelle plutôt que raide.
3. Messages à un groupe
Quand vous écrivez à une équipe ou à un fil avec plusieurs personnes, saluez le groupe. « Bonjour à tous » ou « Bonjour à toute l'équipe » convient quand personne en particulier ne doit répondre. Si une personne est l'interlocuteur principal, nommez-la d'abord et saluez les autres.
Des premières phrases qui font avancer la conversation
Après la formule d'appel, rejoignez le but du message. Faites référence à un message, une réunion ou une échéance précédente pour que le lecteur ait le contexte sans fouiller d'anciens fils. « Merci pour l'envoi du devis révisé hier » ou « Suite à notre appel de mardi dernier » donne un point d'appui au lecteur.
Pour une première prise de contact, dites pourquoi vous écrivez dès la première phrase. « Je vous contacte car votre marque figure dans notre annuaire de partenaires » est plus clair que trois phrases de contexte avant d'arriver au sujet. Le chapitre comment écrire un e-mail professionnel couvre toute la structure, de l'ouverture à la fin.
N'ouvrez pas par des excuses, sauf si vous devez vraiment en présenter. « Désolé de vous déranger » affaiblit votre message avant même qu'il commence. Si vous avez besoin de quelque chose du lecteur, demandez-le avec assurance et clarté.
Ensuite, explorez les formules d'appel pour un e-mail professionnel pour une liste complète d'options, ou lisez comment commencer un e-mail formel quand la situation demande un surcroît de formalité.
Questions fréquentes
Est-ce peu professionnel de commencer un e-mail professionnel par Bonjour ?
Commencer par Bonjour suivi du nom du lecteur est la norme dans la plupart des contextes professionnels. C'est aimable sans être familier. Associez-le à une première phrase claire et à une adresse d'expéditeur à votre nom sur votre domaine. WEMASY vous aide à présenter une marque cohérente avec le créateur de site web et l'e-mail professionnel assorti.
Quelle formule utiliser quand je ne connais pas le nom du lecteur ?
Utilisez une formule neutre comme Bonjour, ou Madame, Monsieur, quand vous n'avez pas de nom précis. Si le nom figure sur le site de l'entreprise ou dans un échange précédent, prenez un instant pour le trouver. Une formule personnelle montre que vous avez été attentif.
Dois-je rappeler l'e-mail précédent dans ma première phrase ?
Rappeler un message précédent aide le lecteur à situer votre note. Mentionnez brièvement la date ou le sujet. C'est surtout utile dans les longs fils d'échanges traités dans les règles de savoir-vivre par e-mail pour les marques.
Quel niveau de formalité pour l'ouverture d'un message à un nouveau client ?
Les nouveaux clients méritent une ouverture un peu plus soignée que le courrier interne de tous les jours. Utilisez leur nom, rappelez comment vous êtes entrés en contact et dites clairement votre but. Vous pourrez détendre le ton une fois la relation de travail établie.
Puis-je sauter la formule d'appel dans une réponse rapide ?
Même les réponses courtes gagnent à avoir un mot d'accueil. Cela prend deux secondes et garde un ton respectueux. La supprimer complètement peut sembler brusque, surtout avec des contacts externes.
Quelle différence entre le début d'un e-mail professionnel et celui d'un e-mail formel ?
Les débuts d'e-mails professionnels vont du chaleureux au formel selon le contexte. Les e-mails formels suivent des conventions plus strictes pour les formules d'appel et le vocabulaire. Lisez comment commencer un e-mail formel quand la situation l'exige.