Vous vous asseyez pour répondre à la demande d'un nouveau client. Vous tapez trois paragraphes, en supprimez deux, ajoutez une blague trop familière, puis vous fixez l'objet resté vide. Vingt minutes plus tard, vous envoyez un message qui couvre le sujet mais paraît encore dispersé. Voilà l'écart entre savoir ce que vous voulez dire et savoir écrire un e-mail professionnel.
Un e-mail professionnel est un message d'affaires bâti sur la clarté, le respect et un but précis. Il commence par un objet descriptif, s'ouvre sur une formule d'appel adaptée, donne l'essentiel tôt et se ferme sur une formule de politesse et une signature. Vous avez déjà la base si vous avez créé une adresse à votre nom, comme expliqué dans comment créer une adresse e-mail professionnelle. Voyons maintenant comment écrire le message lui-même.
Qu'est-ce qui rend un e-mail professionnel ?
Un e-mail professionnel n'est pas la même chose qu'un e-mail formel. Professionnel veut dire que votre message est clair, poli et adapté au monde du travail. Vous pouvez être chaleureux avec un client de longue date et rester professionnel. Vous pouvez être direct avec un fournisseur et rester respectueux.
Les éléments de base sont simples. Un objet qui dit au lecteur de quoi parle le message. Une formule d'appel adaptée à la relation. Un corps qui énonce le but dans les premières phrases. Une dernière ligne qui indique ce que vous attendez ensuite. Une formule de politesse avec votre nom et vos coordonnées. Ces éléments fonctionnent ensemble, comme le décrit qu'est-ce qu'un e-mail professionnel pour l'ensemble du concept.
Comment écrire un e-mail professionnel pas à pas
Commencez par l'objet avant d'écrire le corps. Un objet clair vous aide à rester concentré et aide le lecteur à décider quand ouvrir le message. Nommez le sujet et l'éventuelle échéance en quelques mots.
1. Ouvrez avec la bonne formule d'appel
Appelez le lecteur par son nom si vous le connaissez. Choisissez une formule adaptée à la relation. Un premier contact mérite une ouverture plus chaleureuse qu'un collègue à qui vous écrivez chaque jour. Les chapitres comment commencer un e-mail professionnel et formules d'appel pour un e-mail professionnel approfondissent les débuts de message.
2. Énoncez votre but dès le premier paragraphe
N'enterrez pas la raison de votre message. Si vous attendez une décision, dites-le. Si vous relancez après une réunion, indiquez la date. Les lecteurs pressés parcourent les premières lignes avant de décider de lire la suite.
3. Gardez un corps ciblé et facile à parcourir
Utilisez des paragraphes courts et des mots simples. Une idée par paragraphe. Si vous avez plusieurs demandes, numérotez-les. Supprimez tout ce qui n'aide pas le lecteur à répondre. Le chapitre comment écrire un e-mail clair et concis présente des techniques pour couper.
4. Terminez par une prochaine étape claire
Finissez le corps par ce que vous attendez du lecteur. Une réponse avant vendredi. Une confirmation. Un appel à fixer. Ajoutez ensuite une formule de politesse et votre signature. Votre expéditeur à votre nom, vu dans qu'est-ce qu'une adresse e-mail à domaine personnalisé, appuie les mots affichés à l'écran.
Erreurs courantes quand on écrit des e-mails professionnels
Envoyer sans objet est le moyen le plus rapide d'être ignoré. Écrire un roman quand quelques phrases suffiraient fait perdre le temps du lecteur. Sauter la relecture laisse des fautes qui minent la confiance, cette même confiance que vous construisez avec comment l'e-mail professionnel crée la confiance. Répondre dans un ancien fil avec un nouveau sujet trouble tous ceux qui sont en copie.
Relisez votre message une fois avant d'envoyer. Demandez-vous si l'objet correspond au corps, si le ton convient à la relation et si le lecteur sait quoi faire ensuite. Ce contrôle rapide évite la plupart des problèmes.
Le reste de ce module détaille chaque partie du message. Commencez par les ouvertures et les formules d'appel, puis passez aux fins de message, aux formules de politesse et aux objets pour construire vos habitudes d'écriture.
Questions fréquentes
Quelle longueur doit avoir un e-mail professionnel ?
Un e-mail professionnel doit avoir la longueur qu'il faut, et pas plus. La plupart des messages d'affaires tiennent en trois à cinq courts paragraphes. WEMASY vous aide à garder une marque soignée en ligne avec le créateur de site web, et la même clarté doit se retrouver dans chaque message envoyé depuis votre domaine.
Dois-je écrire l'objet ou le corps en premier ?
Écrire l'objet d'abord vous garde concentré sur un seul but. Un objet clair joue le rôle de titre pour votre propre brouillon. Si le corps s'éloigne du sujet, revenez à l'objet et allégez le message.
Un e-mail professionnel doit-il toujours être formel ?
Professionnel et formel ne sont pas la même chose. Vous pouvez écrire un message amical, sur un ton de conversation, qui reste clair et respectueux. Le chapitre sur e-mail formel ou informel pour les marques explique quand chaque ton convient.
Quelle adresse d'expéditeur utiliser pour des e-mails professionnels ?
Utilisez une adresse de votre propre domaine, pas un compte personnel gratuit. Une adresse à votre nom comme hello@yourbrand.com montre que votre entreprise est établie. Voyez pourquoi un e-mail gratuit nuit à la crédibilité pour le tableau complet.
Dois-je mettre ma signature complète dans chaque e-mail ?
Mettez une signature cohérente avec votre nom, votre fonction et vos coordonnées dans les messages professionnels. Elle aide les nouveaux contacts à vous joindre par d'autres canaux. Gardez-la compacte pour qu'elle n'écrase pas les réponses courtes.
Puis-je réutiliser la même structure d'e-mail professionnel pour toute mon équipe ?
Une structure commune garde la voix de votre marque cohérente entre les services. Rédigez un court guide interne avec des exemples de messages tirés de exemples d'e-mails professionnels, pour que tout le monde suive le même format.