Un e-mail professionnel moyen est lu en 15 secondes sur un téléphone, entre deux réunions. Votre introduction de trois paragraphes, vos deux digressions et votre demande enfouie ne survivent pas à ce laps de temps. Le lecteur répond « Pouvez-vous résumer ce dont vous avez besoin ? » et vous perdez tous les deux plus de temps que le message initial n'en demandait.
Un e-mail clair et concis est un message professionnel qui énonce son but dès le début, utilise un langage simple et ne contient que les détails dont le lecteur a besoin pour répondre. Concis ne veut pas dire froid ou incomplet. Cela veut dire que chaque phrase mérite sa place. Voici comment écrire des e-mails qui respectent le temps du lecteur tout en obtenant des résultats.
Que signifient clair et concis dans un e-mail ?
Clair signifie que le lecteur comprend votre demande sans relire. Concis signifie que vous le dites avec le moins de mots possible tout en restant compréhensible. Ensemble, ils donnent des messages qui obtiennent des réponses plus rapides et moins de questions de suivi.
La clarté commence par un seul but par e-mail. Si vous avez deux demandes sans rapport, envoyez deux messages. Mélanger les sujets dans un même e-mail retarde les deux réponses et rend votre message plus difficile à parcourir.
Comment écrire un e-mail clair et concis
Construisez votre e-mail autour des besoins du lecteur, pas autour de votre raisonnement. Il n'a pas besoin de toutes les étapes qui vous ont menés à une conclusion. Il a besoin de la conclusion et de l'action que vous attendez de lui.
1. Commencez par l'essentiel
Placez le but dans la première phrase après la formule d'appel. « J'ai besoin de votre accord sur le contrat joint d'ici jeudi » est clair. Trois phrases de contexte avant la demande, non. Ajoutez le contexte après l'essentiel, pas avant.
2. Utilisez des paragraphes courts et des mots simples
Limitez les paragraphes à deux à quatre phrases. Remplacez le jargon par des mots de tous les jours. Écrivez « début » plutôt que « commencement » et « utiliser » plutôt que « mettre en œuvre l'utilisation de ». Les phrases courtes comptent en moyenne 12 à 16 mots. Si une phrase dépasse 25 mots, coupez-la.
3. Supprimez le superflu et les répétitions
Supprimez les expressions qui n'apportent aucune information. « Je voulais simplement vous contacter pour vous dire que » peut devenir « J'ai une question sur ». Retirez les points en double. Si vous avez indiqué une échéance dans l'objet, inutile de la rappeler trois fois dans le message.
4. Utilisez des listes pour plusieurs éléments
Quand vous avez trois points ou plus, utilisez une liste numérotée ou à puces. Les listes se parcourent plus facilement que de longs paragraphes. Elles permettent aussi au lecteur de répondre point par point.
Techniques de relecture pour raccourcir vos e-mails
Écrivez le brouillon, puis relisez-le une fois avec une seule question en tête. Que puis-je retirer sans perdre le sens ? Coupez au moins 20 pour cent de votre premier jet. La plupart des premiers jets contiennent du superflu dont le lecteur n'a pas besoin.
Relisez le message sur votre téléphone avant de l'envoyer. Si vous devez faire défiler plus de deux fois pour atteindre l'appel à l'action, il est trop long. Associez une écriture concise à un objet percutant tiré de objets d'e-mail professionnels pour que le lecteur sache à quoi s'attendre avant d'ouvrir.
Les e-mails concis ont quand même besoin d'une bonne structure. Gardez votre formule d'appel, votre phrase de conclusion, votre formule de politesse et votre signature. Le chapitre comment écrire un e-mail professionnel présente le cadre complet. Les bonnes habitudes de bonnes pratiques de l'e-mail professionnel pour les marques renforcent les mêmes principes dans toute votre équipe.
Ce chapitre clôt le module sur la rédaction. Vous avez maintenant des conseils sur la structure, les accroches, les conclusions, les formules de politesse et les objets. Mettez le tout en pratique avec une adresse à votre marque, grâce à comment créer des adresses e-mail sur votre domaine, et avec les règles de courtoisie des modules précédents.
Questions fréquentes
Quelle longueur doit avoir un e-mail professionnel ?
La plupart des e-mails professionnels doivent tenir en 100 à 200 mots. Les sujets complexes peuvent demander plus, mais chaque phrase en plus doit mériter sa place. WEMASY vous aide à communiquer une marque claire en ligne grâce au créateur de site web, et vos e-mails doivent être tout aussi directs.
Être concis rend-il mes e-mails désagréables ?
Concis et désagréable ne sont pas la même chose. Vous pouvez être bref et poli en gardant votre formule d'appel, en disant s'il vous plaît et merci quand c'est naturel, et en terminant par une formule de politesse respectueuse.
Dois-je mettre tous les détails dans un seul e-mail ou les répartir ?
Donnez les détails dont le lecteur a besoin pour agir, mais laissez de côté le contexte qu'il connaît déjà. Si votre e-mail porte sur deux décisions distinctes, scindez-le en deux messages pour que chacun reste centré.
Quels mots supprimer en premier en relisant un e-mail ?
Supprimez les formules de remplissage comme je voulais simplement, comme je l'ai mentionné et comme vous le savez. Retirez les adverbes qui ne changent pas le sens. Remplacez les longues expressions par des alternatives plus courtes.
Les listes à puces sont-elles professionnelles dans un e-mail ?
Les listes à puces sont professionnelles et rendent les informations complexes plus faciles à parcourir. Utilisez-les pour des listes de trois éléments ou plus, des étapes à suivre ou des options entre lesquelles le lecteur doit choisir.
Comment former mon équipe à écrire des e-mails plus clairs ?
Partagez des exemples avant et après dans votre guide de style interne. Renvoyez vos collègues vers exemples d'e-mails professionnels et fixez comme règle que chaque message énonce son but dans le premier paragraphe.