Un prospect envoie votre formulaire de contact à 21 h 02 un vendredi. Vous êtes hors ligne jusqu'à lundi. Sans répondeur automatique, sa boîte reste vide tout le week-end. Avec un répondeur, il reçoit en quelques secondes un court mot confirmant que vous avez reçu le message et quand attendre une réponse complète.
Les répondeurs automatiques sont la forme la plus simple d'automatisation des e-mails. Ils envoient un message prédéfini quand un événement précis se produit, comme un e-mail entrant ou un formulaire envoyé. Vous savez déjà quand l'automatisation a du sens grâce à quand les marques doivent utiliser l'automatisation des e-mails. Le répondeur est souvent le premier outil que les marques mettent en place.
Qu'est-ce qu'un répondeur automatique ?
Un répondeur automatique est une réponse qui part sans action manuelle quand une condition de déclenchement est remplie. Le déclencheur peut être un e-mail reçu à une adresse précise, un formulaire envoyé sur votre site ou un mot-clé dans l'objet. La réponse reprend un contenu que vous avez écrit à l'avance.
Les répondeurs diffèrent des séquences d'e-mails complètes. Une séquence envoie plusieurs messages sur des jours ou des semaines. Un répondeur envoie en général un message par événement déclencheur. Les deux relèvent de la pratique plus large décrite dans qu'est-ce que l'automatisation des e-mails pour les marques.
Comment fonctionnent les répondeurs automatiques ?
Le processus compte quatre étapes. D'abord, vous définissez le déclencheur, par exemple un message à support@yourbrand.com ou un formulaire de contact sur votre page d'accueil. Ensuite, vous rédigez la réponse, objet et corps compris. Puis vous activez le répondeur dans votre hébergement e-mail ou les réglages du formulaire. Enfin, le système surveille le déclencheur et envoie la réponse automatiquement.
La réponse doit partir de la même adresse de domaine que celle contactée par l'expéditeur, ce qui renforce la confiance construite avec qu'est-ce qu'une adresse e-mail avec domaine personnalisé. Reprenez les éléments de signature de quoi mettre dans une signature e-mail pour que le message automatique ressemble au reste de votre courrier de marque.
Types courants de répondeurs pour les marques
1. Confirmation de formulaire de contact
Confirme la réception et fixe un délai de réponse. Se relie aux formulaires publiés avec e-mail professionnel et votre site web.
2. Répondeur de boîte générale
Répond à toute personne qui écrit à une adresse de rôle comme info@ ou hello@. Utile quand le volume est élevé et que les expéditeurs ont besoin d'un accusé rapide.
3. Répondeur d'absence
S'active pendant une absence prévue. Le chapitre dédié e-mails d'absence pour l'entreprise traite du moment, du contenu et de la désactivation.
Commencez avec un seul répondeur, testez-le vous-même et demandez à un collègue de le déclencher. Corrigez les tournures maladroites avant que les clients les voient. Le prochain chapitre sur le courrier d'absence est une suite naturelle si votre équipe voyage ou prend des congés prévus.
Questions fréquentes
Un répondeur automatique répond-il à chaque e-mail d'un fil ?
La plupart des répondeurs se déclenchent une fois par nouvelle conversation, pas à chaque réponse d'un fil existant. Vérifiez vos réglages pour éviter les accusés en double. Les confirmations de formulaire WEMASY créées avec le créateur de site web envoient en général une réponse par envoi.
Quelle longueur pour un message de répondeur ?
Moins de cinq phrases. Dites ce que vous avez reçu, quand vous répondrez et comment joindre quelqu'un en cas d'urgence. Les longs répondeurs ressemblent à des lettres types.
Les répondeurs peuvent-ils créer des boucles d'e-mails ?
Deux répondeurs qui se répondent peuvent créer une boucle. La plupart des systèmes de messagerie professionnelle la détectent et s'arrêtent après un échange. Excluez si possible les adresses noreply et les listes de diffusion des déclencheurs.
Un répondeur doit-il indiquer un numéro de téléphone ?
N'indiquez un numéro ou un autre contact que si votre équipe peut vraiment répondre. Un répondeur qui promet un support téléphonique urgent que vous ne pouvez pas assurer abîme la confiance.
Un répondeur a-t-il besoin d'un objet ?
Un objet clair aide les destinataires à retrouver la confirmation plus tard. Utilisez quelque chose de précis comme « Nous avons bien reçu votre message » plutôt qu'un générique « Re : votre demande ». Voyez les objets d'e-mail professionnels pour les bonnes habitudes.
En quoi un répondeur diffère-t-il d'un message d'absence ?
Un message d'absence s'active selon un calendrier et indique aux expéditeurs que vous êtes absent. Un répondeur général fonctionne en continu pour une adresse ou un formulaire donné. Les deux sont des répondeurs avec des déclencheurs différents.