La dernière impression est celle dont on se souvient. Un bon e-mail qui se termine par un vague « Qu'en pensez-vous ? » sans signature laisse le lecteur dans l'incertitude, et un peu agacé. Un message qui se termine par une prochaine étape claire, une formule de politesse soignée et une signature complète paraît abouti et digne de confiance.
Terminer un e-mail de façon professionnelle, c'est fermer le corps avec un but, choisir une formule de politesse adaptée au ton et inclure une signature avec vos coordonnées. C'est la dernière couche de finition de chaque message professionnel. Voici à quoi ressemblent les fins d'e-mails professionnels en pratique.
Que contient la fin d'un e-mail professionnel ?
Une fin professionnelle réunit trois éléments. Le paragraphe de conclusion termine le message et dit ce dont vous avez besoin. La formule de politesse est une brève ligne de courtoisie avant votre nom. La signature donne au lecteur toutes vos coordonnées. Retirez l'un d'eux et le message paraît incomplet.
Les fins professionnelles respectent aussi le temps du lecteur. Elles n'ouvrent pas de nouveaux sujets. Elles n'ajoutent pas de politesses inutiles. Elles confirment le but et appellent la bonne réponse.
Comment fermer le corps de votre e-mail
Le dernier paragraphe du corps doit répondre à une seule question. Que doit faire le lecteur ensuite ? Si vous attendez une validation, demandez-la. Si vous avez partagé un rapport, dites si des retours sont bienvenus. Si le message est purement informatif, dites au lecteur qu'aucune réponse n'est nécessaire.
1. Terminez par un remerciement quand c'est approprié
Remerciez le lecteur quand il a fait quelque chose pour vous ou quand vous faites une demande. « Merci d'avoir relu la proposition » est sincère et bref. N'abusez pas des remerciements dans chaque paragraphe. Une fois à la fin suffit.
2. Ajoutez une échéance quand le délai compte
Si votre demande est urgente, indiquez l'échéance dans la dernière ligne. « Merci de me répondre d'ici lundi afin que nous puissions finaliser la commande » donne au lecteur une raison de traiter votre message en priorité.
3. Évitez d'introduire de nouvelles informations
Le paragraphe de conclusion n'est pas l'endroit d'un second sujet. Si vous réalisez que vous avez un autre point à aborder, envoyez un e-mail séparé ou signalez-le clairement comme second point. Mélanger les sujets à la fin trouble le lecteur et retarde les deux réponses.
Des formules de politesse et des signatures qui font professionnel
Choisissez une formule qui correspond à la formalité du message. Cordialement et Bien cordialement conviennent dans la plupart des contextes professionnels. Veuillez agréer mes salutations distinguées va avec la correspondance formelle. Merci et Bonne journée vont bien avec des contacts familiers et des équipes internes.
Votre signature doit comprendre votre nom complet, votre fonction, votre entreprise, votre numéro de téléphone et l'adresse de votre site web. Utilisez le même nom d'entreprise et la même identité que sur votre site. La cohérence entre les canaux compte, comme l'explique l'image de marque par e-mail compte autant que celle du site.
Envoyez depuis une adresse à votre nom sur votre domaine, pas depuis un compte personnel. La ligne de l'expéditeur fait partie de la fin que le lecteur voit dans l'aperçu de sa boîte. Les détails de configuration sont dans e-mail personnel ou professionnel.
Pour des formules précises, voyez exemples de formules de politesse pour un e-mail professionnel. Pour les dernières lignes en contexte, relisez comment terminer un e-mail professionnel.
Questions fréquentes
Quelle est la formule de politesse la plus professionnelle ?
Cordialement est la formule la plus polyvalente pour l'e-mail professionnel. Elle convient aux clients, aux partenaires et aux contacts formels sans paraître raide. WEMASY vous aide à garder une marque cohérente avec le créateur de site web et une messagerie assortie sur votre domaine.
Dois-je écrire mon nom après la formule de politesse si ma signature le contient déjà ?
Tapez votre prénom ou votre nom complet sur la ligne qui suit la formule, même si votre signature automatique le répète. Cela ajoute une touche personnelle, surtout dans les messages en tête à tête.
Peut-on terminer un e-mail professionnel avec seulement son nom ?
Sauter la formule de politesse et passer directement à votre nom paraît sec dans la plupart des contextes professionnels. Une brève formule comme Cordialement ou Merci avant votre nom prend une seconde et garde un ton respectueux.
Dois-je mettre des liens vers les réseaux sociaux dans ma signature ?
Mettez un ou deux liens professionnels utiles, comme le site de votre entreprise ou un profil professionnel principal. Trop d'icônes et de liens encombrent la signature et détournent l'attention de votre message.
Comment terminer un e-mail quand j'annonce une mauvaise nouvelle ?
Terminez par une dernière ligne claire et empathique et proposez une suite. Évitez les formules trop joyeuses comme Bonne continuation ! Cordialement ou Veuillez agréer mes salutations distinguées gardent un ton adapté.
La fin de l'e-mail compte-t-elle autant que le début ?
Les deux comptent, mais la fin décide si le lecteur agit. Une conclusion claire avec la bonne formule de politesse favorise les réponses. Relisez formules de politesse pour chaque situation pour adapter votre conclusion au contexte.