Pourquoi tant d'e-mails professionnels s'effondrent-ils dans les trois dernières lignes ? Le corps est parfaitement clair. La formule d'appel était correcte. Puis le message s'éteint sur « Tenez-moi au courant » et aucune formule de politesse. Le lecteur doit deviner ce dont vous avez vraiment besoin et pour quand.
Terminer un e-mail professionnel, c'est fermer le corps par un appel à l'action clair, choisir une formule de politesse adaptée et ajouter votre signature. La fin est votre dernière chance d'orienter le lecteur vers une réponse. Une bonne conclusion peut faire la différence entre une réponse aujourd'hui et une semaine de silence. Voici comment terminer correctement un e-mail professionnel.
Que faut-il à la fin d'un e-mail professionnel ?
La fin d'un e-mail professionnel a trois parties. La dernière ligne dit ce dont vous avez besoin ou ce qui se passe ensuite. La formule de politesse est un court mot ou une courte expression avant votre nom. La signature comprend votre nom, votre fonction et vos coordonnées. Chaque partie a son rôle, et en sauter une affaiblit le message.
Voyez la dernière ligne comme le mode d'emploi de votre lecteur. « Merci de me confirmer votre disponibilité avant jeudi » est concret. « Dites-moi ce que vous en pensez » est vague. Des conclusions précises obtiennent des réponses plus rapides.
Comment écrire une bonne dernière ligne
Votre dernière ligne doit correspondre au but de l'e-mail. Si vous avez posé une question dans le corps, reformulez-la ou ajoutez une échéance. Si vous avez partagé une information, dites au lecteur si vous attendez une confirmation ou si aucune action n'est nécessaire.
1. Demander une réponse
Soyez direct sur ce dont vous avez besoin et pour quand. « Pourriez-vous m'envoyer le contrat révisé d'ici vendredi soir ? » donne au lecteur une tâche et un délai clairs. Évitez les conclusions ouvertes quand vous avez une échéance précise.
2. Partager uniquement une information
Quand aucune réponse n'est nécessaire, dites-le. « Aucune action n'est requise de votre part. Je voulais simplement vous tenir informé. » Cela évite au lecteur de se demander s'il doit répondre.
3. Planifier ou relancer
Proposez une étape concrète. « Je suis disponible mardi ou mercredi après-midi pour un appel. Lequel vous convient le mieux ? » se répond plus facilement que « Nous devrions en parler bientôt. » Associez cela aux conseils de comment écrire un e-mail professionnel pour le déroulé complet du message.
Choisir la bonne formule de politesse
Après la dernière ligne, ajoutez une formule de politesse sur sa propre ligne, puis votre nom. Les options courantes sont Cordialement, Bien cordialement, Merci et Veuillez agréer mes salutations distinguées. Adaptez la formule au ton du message. Une proposition formelle se termine par Cordialement ou Veuillez agréer mes salutations distinguées. Un point interne rapide peut finir par Merci.
Faites suivre la formule de votre bloc de signature. Indiquez votre nom complet, votre fonction, le nom de l'entreprise, votre numéro de téléphone et votre site web. Une adresse à votre nom sur votre domaine, créée grâce à comment avoir une adresse e-mail sur un domaine personnalisé, a aussi sa place dans ce bloc.
Pour aller plus loin sur les formules de politesse, passez à formules de politesse pour chaque situation et comment terminer un e-mail de façon professionnelle.
Questions fréquentes
Dois-je toujours mettre un appel à l'action à la fin d'un e-mail professionnel ?
La plupart des e-mails professionnels gagnent à avoir un appel à l'action clair, même simple. Dites au lecteur si vous attendez une réponse, une décision ou aucune action. WEMASY vous aide à garder une présence de marque professionnelle avec le créateur de site web, et vos e-mails doivent refléter la même clarté.
Merci est-il une formule adaptée à des contacts externes ?
Merci convient quand vous demandez à quelqu'un de faire quelque chose ou quand il vous a déjà aidé. Pour un premier contact formel, Cordialement est un choix plus sûr.
Combien de lignes doit faire ma signature e-mail ?
Gardez votre signature entre quatre et six lignes. Indiquez votre nom, votre fonction, votre entreprise, votre téléphone et votre site web. Les longues signatures avec citations ou grandes images détournent l'attention du message.
Dois-je répéter ma demande dans la dernière ligne ?
Rappeler votre demande principale dans la dernière ligne aide les lecteurs pressés qui parcourent le message. Une phrase suffit. Cette technique va bien avec l'écriture concise de comment écrire un e-mail clair et concis.
Est-ce peu professionnel de finir un e-mail sans formule de politesse ?
Finir sans formule de politesse paraît brusque dans la plupart des contextes professionnels. Un seul mot comme Merci ou Cordialement prend une seconde et montre que le message est terminé.
Ma signature e-mail doit-elle suivre l'image de marque de mon site ?
Votre signature doit reprendre le même nom d'entreprise, le même logo et les mêmes coordonnées que votre site. La cohérence entre les canaux crée la confiance, comme l'explique la cohérence de l'e-mail dans votre marque.